Per molte PMI la digitalizzazione del procurement viene interpretata come l’introduzione di un software per la gestione fornitori o di un sistema per la gestione contratti. Tuttavia, digitalizzare i processi di acquisto significa prima di tutto superare la frammentazione operativa che caratterizza molte realtà aziendali.

Nella pratica, la gestione di fornitori e contratti è infatti distribuita tra strumenti non integrati: file Excel per la qualificazione fornitori, email per la raccolta documenti, cartelle condivise per i contratti. Ogni attività viene gestita, ma non all’interno di un sistema strutturato.

Finché i volumi sono contenuti, questo modello può sembrare sufficiente. Quando però aumentano fornitori, certificazioni e rinnovi contrattuali, emergono criticità evidenti: attività manuali ripetitive, scarsa visibilità sulle scadenze, difficoltà nel ricostruire lo storico delle decisioni e minore controllo complessivo del processo.

La digitalizzazione, quindi, richiede strumenti adeguati, ma anche un percorso elaborato che accompagni l’azienda nel governo del processo di acquisto.

La gestione dei fornitori rappresenta il primo punto di stabilità del procurement. Quando l’iter di qualifica non è formalizzato, ogni nuova collaborazione richiede verifiche ripetitive.

Una gestione organizzata consente di:

In questo modo si lavora su informazioni validate, si riducono i tempi di attivazione e aumenta l’affidabilità complessiva del processo.

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Molte aziende hanno già implementato un software gestionale ERP che è diventato nel tempo punto di riferimento per ordini, magazzino, contabilità e logistica. Questo tipo di sistema funziona molto bene per i processi operativi, ma mostra dei limiti quando occorre monitorare la compliance dei fornitori e governare in modo completo le attività di qualifica, valutazione e aggiornamento documentale.

Un aspetto oggi tutt’altro che secondario: la gestione efficiente dei fornitori è infatti un requisito fondamentale per ottenere e mantenere la certificazione ISO 9001, una delle certificazioni più riconosciute a livello internazionale per i sistemi di gestione della qualità nel settore industriale e dei servizi. Le aziende che non dispongono di un sistema strutturato rischiano di perdere tempo e risorse nel reperire documenti di incorrere in complicazioni durante gli audit di certificazione.

Integrare l’ERP con una piattaforma di e-procurement come Online Procurement permette di colmare questo gap, garantendo una supervisione continua e facilmente verificabile del ciclo d’acquisto. Dalla qualificazione iniziale al monitoraggio delle performance, ogni attività è documentata, misurabile e pronta per eventuali audit ISO o controlli interni di compliance.

Scopri ora come integrare il tuo ERP con Online Procurement

L’ERP è progettato per gestire processi operativi ben definiti, ma quando occorre governare le relazioni con i fornitori emergono alcune lacune strutturali:

In un mercato sempre più competitivo, la gestione dei fornitori è diventata un elemento chiave per l’efficienza operativa, la conformità normativa e la solidità della supply chain. Ecco perché sempre più aziende hanno scelto Online Procurement: il software avanzato che trasforma la gestione fornitori da processo amministrativo complesso a leva strategica di valore.

Non si tratta di un gestionale qualsiasi. Per molti dei nostri clienti, Online Procurement è diventato l’asset distintivo del loro ecosistema digitale, grazie a vantaggi misurabili e a un approccio centrato sulle esigenze reali delle imprese.

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Con Online Procurement colleghi in modo nativo i principali ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, ecc.) per una gestione fornitori completamente sincronizzata.

I vantaggi concreti:

Una gestione del procurement più scorrevole e soprattutto sicura, basata su dati aggiornati in tempo reale, che elimina i tradizionali silos informativi e trasforma l’integrazione ERP in un valore concreto per la tua azienda.

Una piattaforma scalabile e modulare:

Ogni azienda ha caratteristiche e obiettivi unici. Per questo Online Procurement si adatta ai tuoi processi, non viceversa. È un sistema configurabile e scalabile, studiato intorno alle tue esigenze, pronto a generare risultati tangibili fin da subito.

Due fornitori qualificati, stessi servizi, nessuno storico di collaborazione: e ora?

Chi si occupa di procurement si è trovato almeno una volta in questa situazione. Due fornitori iscritti al proprio albo, entrambi qualificati, con categorie merceologiche identiche e proposte simili, ma senza alcuna esperienza diretta di acquisto che supporti nella scelta.

Scegliere “a colpo d’occhio” il migliore sembra impossibile. Ma c’è uno strumento che permette di farlo con metodo, rapidità e dati oggettivi: il punteggio di qualifica.

Contenuti dell’articolo:

Online Procurement risponde a questa esigenza con una funzionalità chiave: il punteggio di qualifica.

Come funziona?

Al momento dell’iscrizione al portale fornitori, l’azienda può decidere di far compilare un questionario dettagliato. Le risposte fornite alimentano un algoritmo che restituisce un punteggio oggettivo di qualifica.

Cosa valuta il questionario?

Risultato: il buyer può quindi confrontare due o più fornitori e scegliere il più adatto in pochi istanti, anche in assenza di esperienze pregresse: basta applicare i filtri in piattaforma per rendere le comparazioni semplici e immediate.

Accanto al punteggio di qualifica, la piattaforma consente anche di integrare la valutazione del rischio.

Cos’è la valutazione del rischio fornitore?

È un’analisi che prende in considerazione:

Non sempre un punteggio di qualifica elevato coincide con un basso livello di rischio. È possibile che un fornitore presenti requisiti formali eccellenti, ma che abbia un’esposizione finanziaria elevata, o che operi in mercati soggetti a instabilità. Un profilo del rischio completo aiuta a prendere decisioni più consapevoli e strategiche.

“Non posso approvare questo ordine, il capo è in ferie.”
“Il fornitore dice che non ha ricevuto il nostro ordine.”
“Ma come abbiamo fatto a spendere così tanto per la manutenzione della flotta aziendale?”
Ti suonano familiari queste frasi? Se lavori nel mondo degli acquisti, probabilmente le senti (o le pronunci) più spesso di quanto vorresti ammettere.

Porta più efficienza nei tuoi acquisti aziendali con Online Procurement

Sono le 9:30. Monica, addetta agli acquisti di una media azienda del settore delle costruzioni, deve gestire una richiesta urgente di materiali isolanti per un nuovo progetto edile. Ecco cosa la aspetta:

Risultato? L’ordine partirà (forse) domani, con un giorno di ritardo sulla tabella di marcia.

Stessa situazione, ma con una piattaforma di e-procurement:

9:30 – Monica accede in piattaforma, dove trova:

9:35 – Crea l’ordine con pochi click

9:36 – Il sistema avvisa automaticamente i responsabili

9:45 – Arriva la notifica dell’approvazione in piattaforma

10:00 – L’ordine è già inviato al fornitore.

Risparmio di tempo: 6 ore.
Risparmio di stress: incalcolabile!

La nostra piattaforma Online Procurement nasce dall’esperienza sul campo accanto a centinaia di organizzazioni. Questa volta non vogliamo dirti che il software “rivoluzionerà il tuo business”. Ti mostreremo invece come:

Pronti a recuperare quelle 6 ore al giorno?

Contattataci per una demo personalizzata. Dopo aver ascoltato le tue esigenze, ci concentreremo sulle soluzioni ai tuoi specifici problemi aziendali.

La RdO (Richiesta di Offerta) è un documento formale con cui un’azienda invita uno o più fornitori qualificati a presentare un’offerta commerciale per la fornitura di beni o servizi, dettagliando i requisiti tecnici e/o qualitativi, le quantità e così via.

Nel contesto delle attività legate al procurement, la RdO è uno degli strumenti base per l’approvvigionamento, che consente di soddisfare specifiche esigenze di acquisto e di ottenere proposte competitive in termini di prezzo, qualità e termini di consegna, facilitando il processo di selezione del fornitore più vantaggioso.

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Abbiamo supportato centinaia di aziende nel loro percorso di digitalizzazione, aiutandole a rendere i processi più veloci, sicuri ed efficienti. Ora tocca a te! Scopri come possiamo aiutarti

Le figure chiave coinvolte nella creazione e trasmissione di una richiesta d’offerta sono:

La digitalizzazione delle richieste di offerta attraverso la nostra piattaforma offre vantaggi strategici per il tuo ufficio acquisti:

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Per un grande numero di aziende, i software gestionali ERP (Enterprise Resource planning, ossia pianificazione delle risorse aziendali) rappresentano il punto di partenza del proprio percorso di digitalizzazione. Questa tipologia di applicativi rende possibile organizzare e controllare processi aziendali chiave come il magazzino, le vendite, gli ordini e la fatturazione da un’unica piattaforma centralizzata, coordinando le attività dei dipartimenti interessati.

Tuttavia, al moltiplicarsi dei fornitori e degli ordini da gestire, molte organizzazioni si trovano di fronte a una domanda cruciale: dovremmo adottare un software di e-procurement specifico pur avendo già a disposizione un sistema ERP?

Esploriamo i vantaggi dell’integrazione dei software di e-procurement come Online Procurement con i sistemi ERP esistenti, analizzando come questa combinazione possa potenziare significativamente le operazioni aziendali e dare un boost alla trasformazione digitale.

Software di e-procurement: Il software di e-procurement è una soluzione specializzata, progettata per automatizzare e semplificare l’intero ciclo d’acquisto. In particolare, le piattaforme procure-to-pay (P2P) si concentrano sul ciclo passivo, dall’emissione dell’ordine d’acquisto fino alla riconciliazione e al pagamento delle fatture ai fornitori, portando efficienza nelle attività quotidiane degli Uffici Acquisti.

Le piattaforme dedicate alla gestione degli acquisti sono dunque concepite per essere più agili e mirate rispetto ai moduli ERP, con un focus sulla digitalizzazione di un unico macro-processo, offrendo funzionalità avanzate e una maggiore granularità, che lascia spazio a configurazioni e workflow su misura.

Connettendo il software di e-procurement con il sistema ERP esistente, attraverso un processo tecnico detto interfacciamento, si crea un flusso di dati continuo e senza interruzioni tra i due sistemi. I dati vengono scambiati e sincronizzati in tempo reale, evitando il doppio inserimento manuale da parte degli operatori. In questo modo, tutta l’azienda può fare riferimento a una singola base dati affidabile e sempre aggiornata.

L’integrazione tra i due sistemi consente quindi di sfruttare il meglio di entrambi i mondi: la specializzazione e l’agilità del software di e-procurement, insieme alla potenza e all’integrazione completa del sistema ERP.

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Analisi approfondita della spesa: implementare un software di procurement con integrazione ERP consente alle organizzazioni di ottenere maggiore controllo e visibilità sulla spesa, e di facilitare l’analisi e la reportistica. L’automazione delle richieste di approvazione e degli ordini di acquisto, il monitoraggio del budget, le valutazioni delle prestazioni dei fornitori e  i controlli sulle policy di approvvigionamento permettono ai team di prendere decisioni informate che portano a risparmi tangibili sui costi.

Consolidamento e migliore qualità dei dati: Grazie all’integrazione, le informazioni sui fornitori, sui dati di acquisto e sulle transazioni finanziarie sono centralizzate e facilmente accessibili. Questo migliora la trasparenza e la precisione dei dati, facilitando il processo di decision-making basato su informazioni accurate e aggiornate.

Eliminazione dei silos informativi: L’integrazione ERP favorisce una migliore collaborazione tra i diversi dipartimenti aziendali, che possono attingere a un’unica fonte affidabile di dati, non più frammentati in diversi sistemi. Questo permette di allineare tutte le figure coinvolte negli acquisti e di rispondere più rapidamente all’emergere di un’esigenza.

Maggiore usabilità e adozione della piattaforma: dovendo accentrare numerosi processi, i gestionali ERP tendono a essere complessi da utilizzare e poco flessibili. Senza un’adeguata formazione, risulta difficile districarsi tra le funzionalità. Un software come Online Procurement è invece pensato per offrire agli utenti un’interfaccia moderna e intuitiva, che rende più semplice per gli utenti interni apprendere come utilizzare la piattaforma e alimentarla con i dati d’acquisto.

Con Online Procurement, potrai moltiplicare le potenzialità del tuo ERP, accelerando la digitalizzazione e posizionando la tua azienda per il successo a lungo termine.

La piattaforma si integrerà perfettamente con lo stack tecnologico presente nella tua azienda senza richiedere l’impegno del tuo reparto IT: l’interfacciamento si realizza non soltanto con i gestionali ERP, ma anche con i software di contabilità, fatturazione elettronica, infoprovider e molto altro ancora. Offriamo sia soluzioni standard per l’integrazione con gli ERP più diffusi che connettori custom, per soddisfare ogni esigenza.

La sostenibilità non è soltanto un ideale da perseguire, ma è sempre più una componente essenziale del quadro legislativo europeo. Il traguardo da raggiungere è molto ambizioso: rendere l’Unione Europea il traino per il resto del mondo e conseguire la neutralità climatica entro il 2050.

Tra le Direttive in materia di sostenibilità con l’impatto più tangibile per le aziende italiane, la Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD, Direttiva UE 2022/2464) è quella con l’implementazione più a breve scadenza. Dopo la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale Europea, avvenuta il 16 dicembre 2022, e l’entrata in vigore il 5 gennaio 2023, l’Italia ha avuto a disposizione un periodo di 18 mesi per trasporre la Direttiva nella propria legislazione nazionale, che scadrà a luglio 2024.

La CSRD istituisce l’obbligo per le aziende di redigere il Bilancio di sostenibilità, attraverso un processo di implementazione per gradi, che coinvolgerà nella fase iniziale le realtà societarie più grandi e strutturate:

• Quali sono gli adempimenti per le aziende istituiti con la CSRD e quando entreranno in vigore in Italia
• In che cosa consiste il Bilancio di sostenibilità e quali tipologie di aziende sono tenute a redigerlo
• Perché i criteri ESG sono determinanti nella scelta dei fornitori e come misurarli utilizzando la soluzione Supplier Management di Online Procurement

La CSRD, acronimo di Corporate Sustainability Reporting Directive, è una normativa UE che impone alle imprese europee, incluse le filiali UE qualificate di società non europee, di rendere pubblico il proprio impatto sociale e ambientale, nonché l’effetto delle proprie azioni relative all’ambiente, alla sfera sociale e alla governance (ESG) sul proprio business.

La CSRD espande significativamente la portata, la divulgazione e i requisiti di rendicontazione in materia di sostenibilità rispetto alla precedente Direttiva UE 2014/95 NFRD (Non-Financial Reporting Directive). Attualmente circa 11.700 aziende in tutta Europa redigono la Dichiarazione non finanziaria (DNF) prevista dalla NFRD, mentre con la nuova CSRD la platea di aziende si allargherà a circa 50.000, di cui 6.000 in Italia.

L’obiettivo della CSRD è quello di rendere più trasparenti e accessibili le informazioni in materia di sostenibilità ambientale per gli investitori e per i consumatori, permettendo loro di prendere decisioni più informate.

L’adempimento cardine per conformare la propria azienda alla CSRD è il Bilancio di sostenibilità, un documento informativo basato su standard di rendicontazione non finanziaria. Al momento, i più diffusi sono i cosiddetti standard GRI (Global Reporting Initiative); tuttavia, nel del dicembre 2023 l’UE ha pubblicato in GUUE gli European Sustainability Reporting Standards sviluppati dall’EFRAG, che costituiranno il quadro di riferimento per le aziende soggette all’adempimento.

Nella fase iniziale di attuazione della Direttiva CSRD, il Bilancio di sostenibilità sarà obbligatorio per le grandi imprese a cui la precedente Direttiva UE raccomandava di pubblicare la Dichiarazione non finanziaria; la NFRD non prevedeva infatti obblighi di pubblicazione.

Nello specifico, saranno interessati dall’obbligo di pubblicazione del Bilancio di sostenibilità nel 2025 sui dati del 2024:

• Gli enti di interesse pubblico indipendentemente dalle dimensioni, come le banche e le assicurazioni
• Le aziende quotate in borsa con almeno 500 dipendenti e che rispondano a uno dei seguenti requisiti: ricavi netti superiori a 40 milioni euro o attivo di stato patrimoniale superiore a 20 milioni euro

Il calendario di implementazione proseguirà in questo modo:

Obbligo di pubblicazione 2026 (sui dati 2025) – aziende con un numero medio annuo di dipendenti pari a 250, 40 milioni di euro di fatturato netto e 20 milioni di euro di totale attivo.

Obbligo di pubblicazione 2027 (sui dati 2026) – PMI quotate, che rispondano ad almeno due dei seguenti requisiti: organico medio annuo pari o superiore a 50 dipendenti, 8 milioni di euro di fatturato netto e 4 milioni di euro di totale attivo.

La Direttiva sarà l’impulso per i soggetti interessati a riconsiderare i processi interni e i metodi di gestione dei dati, con conseguenti costi che saranno distribuiti nel tempo. Tuttavia, la preparazione del Bilancio di sostenibilità incoraggerà le imprese a esaminare in profondità la loro gestione aziendale, offrendo l’opportunità di rivedere il proprio modello di business e la propria gestione del procurement in una prospettiva più sostenibile e innovativa.

Il primo passo di una gestione efficiente dei fornitori da parte dell’ufficio acquisti consiste nell’analisi del parco fornitori corrente e nello scouting attivo di nuovi fornitori con il profilo desiderato. Analisi e scouting, in combinazione con la pianificazione della spesa e al sourcing strategico, costituiscono inoltre un’ottima base per una solida strategia di procurement.

Online Procurement è la soluzione software con cui PMI e grandi aziende possono gestire al meglio i propri fornitori e instaurare partnership di successo.

La digitalizzazione dei processi di acquisto è fondamentale, la posta in gioco è alta: perdita di clienti, danni reputazionali, costi più elevati, riduzione del livello di servizio al cliente, mancata compliance, ritardi nei progetti o nell’esecuzione delle strategie aziendali sono tra le conseguenze più rischiose di problemi o interruzioni della supply chain.

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Lega Calcio Serie A, impegnata nella gestione della massima divisione del campionato italiano di calcio, ha scelto DigitalPA come partener tecnologico per digitalizzare completamente i bandi d’asta dei diritti tv, internazionali e nazionali.

Grazie all’infrastruttura tecnologia e a workflow innovativi, Online Procurement è stata scelta perché l’unica piattaforma in grado di garantire l’inviolabilità dell’offerta telematica, aspetto di primaria importanza per un volume di affari che si aggira intorno al miliardo e mezzo per ogni stagione.

Il supporto consulenziale altamente specializzato e puntuale, una piattaforma multilingua dall’interfaccia semplice ed intuitiva, sono stati gli altri fattori determinanti per cui Lega Calcio Serie A ha deciso di rinnovare la fiducia e gestire con noi tutte procedure per l’assegnazione dei diritti tv