Perché il procurement continua a perdere tempo anche con un ERP

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La nostra esperienza maturata a fianco di aziende appartenenti a settori diversi ci porta a osservare che, nonostante investimenti significativi nei sistemi gestionali, negli uffici acquisti continuano a convivere file Excel condivisi, email con allegati, cartelle di rete e informazioni distribuite tra più reparti.

Com’è possibile?

La risposta non sta in un ERP che non funziona. Nella maggior parte dei casi, infatti, il gestionale svolge perfettamente il proprio ruolo nella gestione amministrativa, contabile e logistica dell’azienda.

Il punto è un altro: il procurement non si limita a registrare ordini o gestire anagrafiche. Ogni giorno coordina persone, documenti, informazioni, verifiche, approvazioni e relazioni con decine o centinaia di fornitori. Ed è proprio in queste attività operative che spesso iniziano a comparire fogli di calcolo, email e procedure parallele al gestionale.

  • Il risultato è che, anche in aziende dotate di ERP evoluti, una parte significativa del tempo continua a essere assorbita da attività manuali che rallentano il lavoro e rendono più difficile mantenere il controllo del processo.

L’ERP gestisce i processi. Il procurement va oltre il gestionale.

Un sistema ERP rappresenta il punto di riferimento per la gestione amministrativa dell’azienda. Ordini, contabilità, magazzino, controllo di gestione e anagrafiche trovano nel gestionale un ambiente strutturato, pensato per garantire coerenza e continuità ai processi aziendali. Il procurement, però, non si esaurisce nella registrazione di un ordine o nell’aggiornamento di un’anagrafica.

Ogni processo di procurement è il risultato di un insieme di attività operative che coinvolgono persone, documenti e decisioni distribuite nel tempo: dalla ricerca, qualifica e gestione dei fornitori, alla raccolta della documentazione, dalle verifiche di conformità ai processi autorizzativi, fino al monitoraggio delle performance e alla gestione dei contratti lungo tutto il procurement workflow.

Abbiamo osservato che molte di queste attività, per loro natura, si sviluppano ancora attraverso email, fogli di calcolo, cartelle condivise o scambi di documenti tra team diversi.

In molte organizzazioni l’anagrafica viene inserita manualmente all’interno dell’ERP dal personale interno, mentre richieste di documentazione, integrazioni, chiarimenti e aggiornamenti continuano a essere gestiti via email.

Le comunicazioni finiscono così per svilupparsi al di fuori del sistema gestionale, frammentando le informazioni e rendendo più difficile ricostruire la storia del rapporto con il fornitore. Questo avviene non perché l’ERP non sia adeguato, ma perché si tratta di processi collaborativi che spesso richiedono modalità operative differenti rispetto a quelle tipiche di un sistema gestionale.

È proprio in questo spazio, tra il gestionale e il lavoro quotidiano delle persone, che si nascondono molte delle inefficienze che rallentano il procurement. Spesso passano inosservate, ma finiscono per incidere ogni giorno sul tempo dedicato alle attività, sulla collaborazione tra i team e, in ultima analisi, sulla qualità delle decisioni.

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Dove si perde davvero tempo

Le inefficienze del procurement raramente dipendono da un singolo problema. Più spesso sono il risultato di tante piccole attività che, prese singolarmente, sembrano avere un impatto minimo, ma che nel tempo finiscono per assorbire ore di lavoro e rallentare l’intero processo.

Come abbiamo riscontrato in varie realtà, può capitare, ad esempio, di dover richiedere più volte la stessa documentazione a un fornitore perché non è chiaro dove sia stata archiviata o quale versione sia quella aggiornata. Oppure di ricevere certificazioni via email che vengono salvate in cartelle diverse, rendendo difficile verificare quali documenti siano ancora validi e quali, invece, siano prossimi alla scadenza.

Una richiesta può rimanere in sospeso semplicemente perché non è chiara la struttura gerarchica di autorizzazione o perché le informazioni necessarie sono distribuite tra più reparti. Nel frattempo, email, telefonate e solleciti diventano parte integrante del processo. Non è raro, ad esempio, che due persone della stessa organizzazione si confrontino con lo stesso fornitore senza sapere che una valutazione era già stata effettuata pochi mesi prima, duplicando verifiche e attività già svolte.

Con il passare del tempo, anche comprendere quali valutazioni siano state effettuate, perché sia stata presa una determinata decisione o quali criticità siano emerse in passato richiede spesso di consultare più strumenti e confrontarsi con persone diverse. In alcuni casi, ricostruire la storia di una decisione significa recuperare vecchie email, cercare documenti archiviati in cartelle differenti o confrontarsi con colleghi che hanno seguito il fornitore in passato.

Nessuna di queste attività, presa singolarmente, rappresenta un problema insormontabile. È la loro ripetizione quotidiana a generare inefficienze, duplicazioni di lavoro e una progressiva perdita di controllo sul processo.

Quando il procurement cresce

Le criticità descritte finora non sempre emergono con evidenza. In molte aziende ci è capitato di osservare che, quando i fornitori sono pochi e il numero di persone coinvolte nel processo è limitato, fogli di calcolo, email e procedure informali riescono ancora a sostenere il lavoro quotidiano.

È con la crescita dell’organizzazione che riscontriamo una prima dimostrazione dei limiti del processo. L’aumento del numero dei fornitori, l’apertura di nuovi stabilimenti, il coinvolgimento di più business unit o l’introduzione di nuovi requisiti normativi rendono progressivamente più complessa la gestione delle informazioni e delle responsabilità.

Allo stesso tempo aumentano anche gli stakeholder coinvolti nelle decisioni:

✅ ufficio acquisti ✅ qualità ✅ amministrazione ✅ produzione ✅ ufficio tecnico  ✅ direzione

devono collaborare e condividere informazioni aggiornate. Quando ciascun team utilizza strumenti diversi o conserva parte della documentazione in modo autonomo, coordinare il processo diventa sempre più difficile.

Anche attività apparentemente semplici iniziano a richiedere tempi sempre più lunghi:

  • verificare la documentazione di un fornitore;

  • monitorare le scadenze delle certificazioni;

  • ricostruire l’esito di una valutazione effettuata mesi prima

Questo accade perché aumentano il numero delle informazioni da gestire e le persone coinvolte nel processo.

È così che un modello organizzativo inizialmente efficace comincia a perdere efficienza. Ciò che prima era gestibile grazie all’esperienza delle persone diventa progressivamente un processo difficile da governare.
Il problema, ancora una volta, non è l’ERP, ma tutto ciò che continua a svilupparsi al di fuori di esso.

Non serve cambiare ERP

Di fronte a queste criticità, la prima reazione potrebbe essere pensare che il problema risieda nel sistema gestionale adottato. Nella maggior parte dei casi, però, possiamo garantire attraverso la nostra esperienza diretta che non è così.

Un ERP continua a rappresentare il punto di riferimento per la gestione amministrativa e contabile dell’azienda e non ha senso sostituirlo per risolvere problematiche che riguardano attività operative, collaborative e documentali.

L’obiettivo è affiancare l’ERP con processi capaci di gestire in modo più efficace tutto ciò che avviene prima, durante e dopo l’emissione di un ordine: dalla qualifica dei fornitori alla raccolta della documentazione, dalle approvazioni ai controlli di conformità, fino al monitoraggio delle performance.

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Dove intervenire per recuperare efficienza

Per questo motivo, molte organizzazioni scelgono di integrare il proprio ERP con procurement software dedicati.

L’adozione di piattaforme specializzate in supplier management e vendor management può contribuire al percorso di digital procurement, rendendo più efficienti processi che, ancora oggi, vengono spesso gestite attraverso email, fogli di calcolo e strumenti non integrati tra loro.

In questo modo il gestionale continua a svolgere il ruolo per cui è stato progettato, mentre il procurement può contare su processi più strutturati, collaborativi e facilmente governabili anche quando aumentano la complessità organizzativa e il numero dei fornitori. È proprio in queste attività che si possono recuperare tempo, migliorare la collaborazione e rendere il processo più strutturato.

Se gran parte del lavoro del procurement continua a svolgersi fuori dall’ERP, probabilmente il problema non è il gestionale. Vale la pena, piuttosto, chiedersi dove il processo perde efficienza: quali attività vengono ancora gestite manualmente, dove si concentrano le duplicazioni di lavoro e quali informazioni faticano a circolare tra le persone coinvolte.

  • quali attività vengono ancora gestite manualmente

  • dove si concentrano le duplicazioni di lavoro

  • quali informazioni faticano a circolare tra le persone coinvolte

Analizzare questi aspetti significa capire dove intervenire per rendere il procurement più strutturato, collaborativo ed efficiente, valorizzando al tempo stesso gli investimenti già effettuati nei sistemi gestionali.

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