Albo fornitori digitale: trovare i fornitori è facile, ma come dimostrare che possono lavorare con te?
Intervista a
Ilenia Zara | Product Owner – Online Procurement
Abbiamo chiesto a Ilenia Zara, Product Owner di Online Procurement, perché così tante aziende si ritrovano bloccate dai documenti dei propri fornitori e cosa cambia davvero con un albo fornitori digitale.
Partiamo dall’inizio: qual è il problema che vedi più spesso negli uffici acquisti?
Nella mia esperienza, uno dei problemi in cui i clienti incorrono più spesso, è quello di un fornitore che non può essere attivato per un acquisto urgente perché non si dispone di visure e DURC aggiornati o non è possibile individuare certificazioni ISO. Infatti, spesso i documenti vengono acquisiti solo tramite mail o gestiti in cartelle condivise che rendono difficile verificarne la validità. Questa dinamica si verifica sia in aziende di piccole che di grandi dimensioni, e anche nelle organizzazioni più strutturate.
In che senso?
Gestire l’albo fornitori con Excel e cartelle condivise funziona benissimo finché i fornitori sono dieci. A cinquanta la cosa inizia a scricchiolare, a duecento la gestione diventa un secondo lavoro che nessuno voleva:
Non è un problema di persone. È che lo strumento non è nato per reggere quel volume.
Un albo fornitori digitale non è semplicemente una cartella più ordinata?
No, ed è la distinzione che mi sta più a cuore. Una cartella conserva i documenti. Un albo digitale li governa: sa quali servono per ogni tipo di fornitore, controlla che ci siano e che siano validi, avvisa quando stanno per scadere, tiene traccia di chi ha caricato e approvato cosa. La cartella ti dice dove sono i documenti. L’albo ti dice se il fornitore può davvero lavorare con te. Sono due domande diverse, e la seconda di solito te la fai nel momento peggiore.
Parliamo della qualifica: perché si trasforma in ostacolo?
Quasi mai per mancanza di regole. Il problema è che le regole vivono nella testa di chi gestisce le varie fasi della pratica, e ognuno le applica a modo suo. Così due fornitori identici vengono valutati in due modi diversi a seconda di chi ha aperto la mail per primo.
Un albo digitale rende il processo ripetibile: requisiti definiti per categoria merceologica, onboarding fatto direttamente dal fornitore tramite un portale, e l’operatore che valuta un fascicolo completo invece di ricostruire un puzzle.
Si guadagna in velocità, ma soprattutto in coerenza. Stessi criteri per tutti, e una decisione documentata e difendibile quando un domani qualcuno ti chiede conto.
Dove si perde più tempo, in concreto?
Sui documenti. Visura, DURC, certificato camerale, certificazioni ISO, documenti d’identità dei referenti: tanti, che arrivano in momenti e a persone o uffici diversi, ognuno con la sua regola di validità. Centralizzarli è il minimo. Il vero salto è la verifica: un documento caricato non è automaticamente un documento valido. Può essere del tipo sbagliato, illeggibile, o non essere quello che il fornitore dice che sia. E te ne accorgi durante la revisione manuale, cioè tardi.
Qui arriva l’intelligenza artificiale.
Sì, ed è la parte che trovo più interessante. L’AI controlla già al caricamento che il documento sia del tipo atteso, leggibile e coerente con quanto dichiarato. Il fornitore riceve il riscontro subito e corregge sul momento. L’operatore lavora in maniera guidata, mantenendo comunque la prerogativa della decisione finale. Voglio essere chiara su un punto: l’AI non decide al posto dell’operatore. Riduce il lavoro sporco e gli anticipa i problemi. La decisione finale resta in capo all’operatore, arriva solo più velocemente e con meno sorprese.
E le scadenze?
È il capitolo dove si passa dal rincorrere al prevenire. Un documento valido oggi non lo è per sempre: la visura, per le verifiche contrattuali, di prassi non dovrebbe superare i sei mesi, il DURC ha la sua finestra temporale, le certificazioni hanno date di rinnovo. Tenere tutto a mano su decine di fornitori porta inevitabilmente a scoprire il problema quando non puoi permettertelo. Un sistema di alert automatico avvisa in anticipo i fornitori sulla documentazione in scadenza, e rende possibile il rinnovo prima che il fornitore diventi inutilizzabile. Arrivi all’ordine con fornitori già in regola.
Se un’azienda dovesse valutare una soluzione, cosa le diresti di osservare?
I minimi sindacali sono pochi e chiari:
Se un fornitore di software te ne fa mancare metà, hai già la risposta.
In una frase: perché consiglieresti di usare l’albo digitale?
Gestire l’albo manualmente oltre che essere lento è rischioso: fornitori non in regola, acquisti bloccati, decisioni che non sai ricostruire. Un albo digitale sposta il lavoro dal rincorrere documenti al governare un processo. È esattamente quello che facciamo con il modulo Supplier Management, pensato per le aziende private.
