Per molte PMI la digitalizzazione del procurement viene interpretata come l’introduzione di un software per la gestione fornitori o di un sistema per la gestione contratti. Tuttavia, digitalizzare i processi di acquisto significa prima di tutto superare la frammentazione operativa che caratterizza molte realtà aziendali.

Nella pratica, la gestione di fornitori e contratti è infatti distribuita tra strumenti non integrati: file Excel per la qualificazione fornitori, email per la raccolta documenti, cartelle condivise per i contratti. Ogni attività viene gestita, ma non all’interno di un sistema strutturato.

Finché i volumi sono contenuti, questo modello può sembrare sufficiente. Quando però aumentano fornitori, certificazioni e rinnovi contrattuali, emergono criticità evidenti: attività manuali ripetitive, scarsa visibilità sulle scadenze, difficoltà nel ricostruire lo storico delle decisioni e minore controllo complessivo del processo.

La digitalizzazione, quindi, richiede strumenti adeguati, ma anche un percorso elaborato che accompagni l’azienda nel governo del processo di acquisto.

La gestione dei fornitori rappresenta il primo punto di stabilità del procurement. Quando l’iter di qualifica non è formalizzato, ogni nuova collaborazione richiede verifiche ripetitive.

Una gestione organizzata consente di:

In questo modo si lavora su informazioni validate, si riducono i tempi di attivazione e aumenta l’affidabilità complessiva del processo.

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Il settore trasporti e logistica è sotto pressione, tra crescita moderata della logistica europea e standard sempre più elevati imposti dall’e-commerce: quasi il 50% degli operatori segnala che i clienti si aspettano consegne entro due giorni (fonte: 2025 Third-Party Logistics di NTT DATA)

Secondo TCE Magazine, a luglio 2025, il comparto ha previsto in Italia oltre 102.000 nuove assunzioni, ma il 45% delle aziende fatica a reperire personale qualificato, fenomeno che mette il freno a mano alla crescita del comparto.

Le tendenze per l’anno in corso sono ormai chiare:

Questi dati evidenziano che il procurement nei trasporti e nella logistica è un punto centrale per l’affidabilità delle operazioni e la solidità della supply chain.

Con Online Procurement, le aziende possono iniziare a strutturare la gestione di ordini, contratti e fornitori, aumentando controllo ed efficienza sin dai primi step.

Nel settore trasporti e logistica, il procurement significa gestire una rete articolata di fornitori, ordini, subappalti e servizi di varia natura (dalla manutenzione/MRO all’handling, fino ai trasporti).

Ogni giorno Uffici Acquisti e Procurement Manager devono tenere sotto controllo dati, scadenze e performance, con il rischio che processi manuali o frammentati generino ritardi, errori, inefficienze e costi inattesi, soprattutto in materia di SLA, certificazioni e contratti.

Un altro nodo centrale è la gestione dei fornitori. Non basta avere partner ritenuti affidabili: è necessario monitorarne in modo continuativo le performance, individuare tempestivamente eventuali punti deboli, garantire il rispetto dei requisiti ESG e ridurre al minimo i rischi operativi e reputazionali.

La digitalizzazione del procurement consente di affrontare queste sfide in maniera strutturata. Con Online Procurement puoi:

Gestire i fornitori di un’infrastruttura importante come un aeroporto significa coordinare decine di servizi critici, soggetti a severe regolamentazioni. Con Online Procurement, l’Aeroporto di Bologna Guglielmo Marconi ha ottenuto:

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“Non posso approvare questo ordine, il capo è in ferie.”
“Il fornitore dice che non ha ricevuto il nostro ordine.”
“Ma come abbiamo fatto a spendere così tanto per la manutenzione della flotta aziendale?”
Ti suonano familiari queste frasi? Se lavori nel mondo degli acquisti, probabilmente le senti (o le pronunci) più spesso di quanto vorresti ammettere.

Porta più efficienza nei tuoi acquisti aziendali con Online Procurement

Sono le 9:30. Monica, addetta agli acquisti di una media azienda del settore delle costruzioni, deve gestire una richiesta urgente di materiali isolanti per un nuovo progetto edile. Ecco cosa la aspetta:

Risultato? L’ordine partirà (forse) domani, con un giorno di ritardo sulla tabella di marcia.

Stessa situazione, ma con una piattaforma di e-procurement:

9:30 – Monica accede in piattaforma, dove trova:

9:35 – Crea l’ordine con pochi click

9:36 – Il sistema avvisa automaticamente i responsabili

9:45 – Arriva la notifica dell’approvazione in piattaforma

10:00 – L’ordine è già inviato al fornitore.

Risparmio di tempo: 6 ore.
Risparmio di stress: incalcolabile!

La nostra piattaforma Online Procurement nasce dall’esperienza sul campo accanto a centinaia di organizzazioni. Questa volta non vogliamo dirti che il software “rivoluzionerà il tuo business”. Ti mostreremo invece come:

Pronti a recuperare quelle 6 ore al giorno?

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La RdO (Richiesta di Offerta) è un documento formale con cui un’azienda invita uno o più fornitori qualificati a presentare un’offerta commerciale per la fornitura di beni o servizi, dettagliando i requisiti tecnici e/o qualitativi, le quantità e così via.

Nel contesto delle attività legate al procurement, la RdO è uno degli strumenti base per l’approvvigionamento, che consente di soddisfare specifiche esigenze di acquisto e di ottenere proposte competitive in termini di prezzo, qualità e termini di consegna, facilitando il processo di selezione del fornitore più vantaggioso.

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Abbiamo supportato centinaia di aziende nel loro percorso di digitalizzazione, aiutandole a rendere i processi più veloci, sicuri ed efficienti. Ora tocca a te! Scopri come possiamo aiutarti

Le figure chiave coinvolte nella creazione e trasmissione di una richiesta d’offerta sono:

La digitalizzazione delle richieste di offerta attraverso la nostra piattaforma offre vantaggi strategici per il tuo ufficio acquisti:

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Il primo passo di una gestione efficiente dei fornitori da parte dell’ufficio acquisti consiste nell’analisi del parco fornitori corrente e nello scouting attivo di nuovi fornitori con il profilo desiderato. Analisi e scouting, in combinazione con la pianificazione della spesa e al sourcing strategico, costituiscono inoltre un’ottima base per una solida strategia di procurement.

Online Procurement è la soluzione software con cui PMI e grandi aziende possono gestire al meglio i propri fornitori e instaurare partnership di successo.

La digitalizzazione dei processi di acquisto è fondamentale, la posta in gioco è alta: perdita di clienti, danni reputazionali, costi più elevati, riduzione del livello di servizio al cliente, mancata compliance, ritardi nei progetti o nell’esecuzione delle strategie aziendali sono tra le conseguenze più rischiose di problemi o interruzioni della supply chain.

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Avvalersi di una piattaforma capace di trasformare in chiave digitale la gestione degli acquisti nella sua interezza, dalla nascita del bisogno (RdA) alla selezione dei fornitori, fino alla gestione dei contratti e al monitoraggio delle prestazioni, può sembrare un’innovazione fuori dalla portata delle aziende di piccole e medie dimensioni.

Gestire l’intero ciclo end-to-end del procurement in maniera completamente informatizzata è cambiamento sostanziale nel modo di lavorare, e prima ancora di mentalità, che potrebbe persino essere visto come una scelta troppo radicale. La dematerializzazione soltanto di alcuni processi, come ad esempio l’invio di documenti elettronici per e-mail e l’uso di gestionali per le fatture elettroniche, per alcuni è già sufficiente. Ma è davvero così?

Proprio in un momento di crisi come questo, ripensare il modo in cui vengono gestiti i processi di procurement nelle PMI e investire nella crescita a lungo termine della propria impresa possono diventare la via d’uscita, che ha come traguardo un business più solido e provvisto di ciò che serve ad affrontare le sfide di oggi, e di domani.

Le aziende alla ricerca di forniture, fino a poco tempo fa, adottavano un approccio transazionale agli acquisti, basato solo sulla variabile economica e sul taglio dei costi, fallace per i suoi limiti intrinseci e incapace di generare valore reale.

Oggi, la centralità del contributo dei fornitori porta al superamento di questo approccio e i Buyer gestiscono il rapporto con i supplier in maniera collaborativa e sempre più strategica.

I principali fattori che incidono sulla centralità del fornitore sono:

• La necessità di avere forniture flessibili e di alta qualità
• L’innovazione di prodotto
• Il coinvolgimento nella catena del valore del produttore
• Il coinvolgimento nella R&S del prodotto

Infine, diventa sempre più pressante la necessità di incrementare il numero delle fonti di approvvigionamento e trovare fornitori geograficamente prossimi e in grado di garantire la consegna immediata.

Per incrementare il valore della produzione e massimizzare i profitti, occorre, quindi, puntare su strategie di partnership (orizzontale, verticale o mista) capaci di integrarsi totalmente con i processi e le necessità del business.

Per migliorare il livello del servizio e rafforzare i processi di approvvigionamento occorre adottare un nuovo paradigma più inclusivo e proattivo. Questo nuovo approccio guarda oltre gli acquisti, e ambisce a stabilire relazioni a lungo termine tendenti a innovazione, completa automatizzazione e digitalizzazione dei processi, e al miglioramento della qualità dei prodotti o servizi.
La collaborazione attiva con i fornitori passa, in maniera imprescindibile, attraverso il suo stesso efficientamento digitale, ovvero l’utilizzo di avanzati software di Procurement capaci di ottimizzare non solo le forniture, ma anche il processo di selezione dei fornitori e le comunicazioni che accompagnano tutti i processi, dall’onboarding fino al post-acquisto.

La sfida diventa perciò trovare un software completo, capace di automatizzare il più possibile i processi e di integrare la gestione di tutti i fornitori con molteplici benefici così riassumibili:

• Individuazione più efficace ed efficiente delle forniture capaci di generare valore.
• Collaborazione a lungo termine tra tutti gli attori coinvolti nell’intera catena di approvvigionamento.

I benefici della collaborazione nella catena di approvvigionamento sono molti, tuttavia prima di stabilire partnership proficue attraverso un software di Supplier Management efficace, è necessario individuare chiaramente gli obiettivi che si intende perseguire per poter misurare i risultati ottenuti attraverso l’implementazione dei nuovi strumenti di gestione della Governance aziendale.

L’adozione di nuovi strumenti è preceduta da un profondo mutamento nella cultura organizzativa aziendale che deve essere condivisa e partecipata da tutti gli attori del sistema.

Il punto di partenza è adottare un software adeguato ad automatizzare la collaborazione e migliorare il ciclo di vita gestionale sia dal punto di vista strategico, sia operativo.

Un applicativo completo e focalizzato sulla valorizzazione della Supplier Collaboration consente di cambiare radicalmente i principali processi legati agli approvvigionamenti:

• Supplier Onboarding: un software di procurement efficiente offre, prima di tutto, un supporto concreto durante la fase di onboarding dei fornitori, riducendo lo sforzo iniziale di trovare forniture di qualità. In questa fase è molto importante partire dalla segmentazione dei supplier che consenta di fare ricerche più veloci basate su specifici attributi del prodotto o servizio, oppure su tag dei fornitori personalizzabili. Partendo da una consulenza personalizzata sul Category Management, la piattaforma viene infatti configurata per offrire un portale di registrazione del fornitore totalmente costruito intorno alle esigenze del Buyer, con notevole risparmio di tempo sia per il fornitore sia per l’acquirente.
• Supplier e Contract Management: l’interazione di diversi moduli software consente di offrire incentivi alla Supplier Collaboration attraverso la semplificazione dei processi di richiesta di offerta, negoziazione e ordine, gestibili con le funzionalità di e-Sourcing o con i Cataloghi elettronici. Processi più veloci gestiti attraverso un software facile da usare, che con automatismi porta dall’evento di Sourcing fino al Contract Management, con benefici notevoli in termini di compliance e standardizzazione delle procedure.

Avere accesso digitale a un ampio pool di fornitori pre-qualificati e, allo stesso tempo, nutrire relazioni stabili con i key supplier rendendoli veri e propri partner consente di costruire una rete solida che garantisce flessibilità e maggiore efficienza operativa. Le aziende, infatti, devono essere pronte a innovare velocemente e cambiare fornitori in caso di shock di mercato imprevisti.

Inoltre, avere cura di queste relazioni, non solo di quelle con i clienti, porta benefici in termini di profitti e reputazione a tutti gli attori del sistema.

Un software come Online Procurement dotato delle utili funzionalità illustrate consente di promuovere una cultura fondata sulla comunicazione proattiva, sulla trasparenza, sulla coerenza e sulla condivisione delle conoscenze, per fidelizzare realmente i partner nel lungo termine realizzando una Supplier Collaboration che generi reale valore.

Sales Manager – DigitalPA