Excel non è uno strumento inadeguato in senso assoluto. Tuttavia, non è stato progettato per registrare decisioni nel tempo, ma per organizzare dati in un momento preciso.

Un file di vendor list in Excel fotografa la situazione quando viene compilato. Poi qualcuno aggiorna una colonna, qualcun altro aggiunge una riga in un file diverso, un terzo tiene la sua versione in locale. Dopo tre mesi, esistono quattro versioni dello stesso documento e nessuna è completa.

Le email, d’altra parte, conservano le comunicazioni ma non le decisioni. Sapere che il 14 marzo è arrivata un’offerta da un fornitore non dice nulla su come quell’offerta è stata valutata, con cosa è stata confrontata o perché non è stata accettata.

Il vero limite di questi strumenti è strutturale: richiedono che qualcuno decida attivamente di documentare ogni passaggio e, nella pratica quotidiana fatta di scadenze e richieste urgenti, quella documentazione viene rimandata. E alla fine non ci si ritorna mai.

Un ufficio acquisti che può ricostruire la storia di un fornitore (offerte ricevute, valutazioni fatte, performance registrate, clausole negoziate) non parte dal principio ogni volta. Parte dall’ultima posizione negoziata.

In molte aziende il procurement viene ancora percepito come una funzione operativa: gestione degli ordini, negoziazione delle condizioni economiche o emissione delle richieste di acquisto.

In realtà le decisioni legate agli approvvigionamenti incidono su aspetti molto più ampi dell’attività aziendale, tra cui:

In altre parole, il procurement contribuisce a definire la qualità della rete di fornitori e delle relazioni su cui si basa l’operatività dell’azienda.

Quando queste decisioni vengono prese in modo frammentato o solo nelle fasi finali del processo di acquisto, aumentano i rischi operativi e la supply chain diventa più fragile.

Il procurement moderno non si limita alla gestione dei fornitori. Sempre più spesso assume un ruolo di coordinamento tra le diverse funzioni aziendali coinvolte negli approvvigionamenti.

In questo contesto si parla di procurement orchestration: la capacità di rendere coerenti tutti gli elementi che influenzano le decisioni di acquisto, dai fabbisogni dei reparti ai processi di approvvigionamento, fino alla gestione dei fornitori e al controllo dei costi.

Quando il procurement svolge questo ruolo, diventa il punto di collegamento tra esigenze operative, processi di acquisto e relazioni con i fornitori, favorendo decisioni più coordinate e trasparenti.

Per rendere possibile questo livello di coordinamento, molte aziende stanno adottando piattaforme di  gestione fornitori e procurement digitale che permettono di:

Se nelle grandi organizzazioni questi modelli sono ormai consolidati, molte PMI stanno iniziando oggi a strutturare i propri processi di procurement e di gestione dei fornitori. Nella maggior parte dei casi il punto di partenza è introdurre maggiore visibilità e coordinamento nelle attività di acquisto: centralizzare le informazioni sui fornitori, rendere tracciabili le richieste di acquisto e definire flussi di approvazione più chiari.

Per supportare questo percorso, DigitalPA ha sviluppato il Procurement Starter Pack, un’iniziativa pensata per aiutare le PMI ad avviare in modo graduale la digitalizzazione della gestione degli acquisti e dei fornitori.

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Per molte PMI la digitalizzazione del procurement viene interpretata come l’introduzione di un software per la gestione fornitori o di un sistema per la gestione contratti. Tuttavia, digitalizzare i processi di acquisto significa prima di tutto superare la frammentazione operativa che caratterizza molte realtà aziendali.

Nella pratica, la gestione di fornitori e contratti è infatti distribuita tra strumenti non integrati: file Excel per la qualificazione fornitori, email per la raccolta documenti, cartelle condivise per i contratti. Ogni attività viene gestita, ma non all’interno di un sistema strutturato.

Finché i volumi sono contenuti, questo modello può sembrare sufficiente. Quando però aumentano fornitori, certificazioni e rinnovi contrattuali, emergono criticità evidenti: attività manuali ripetitive, scarsa visibilità sulle scadenze, difficoltà nel ricostruire lo storico delle decisioni e minore controllo complessivo del processo.

La digitalizzazione, quindi, richiede strumenti adeguati, ma anche un percorso elaborato che accompagni l’azienda nel governo del processo di acquisto.

La gestione dei fornitori rappresenta il primo punto di stabilità del procurement. Quando l’iter di qualifica non è formalizzato, ogni nuova collaborazione richiede verifiche ripetitive.

Una gestione organizzata consente di:

In questo modo si lavora su informazioni validate, si riducono i tempi di attivazione e aumenta l’affidabilità complessiva del processo.

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Online Procurement non offre un semplice archivio, ma un ambiente digitale integrato che connette fornitori, contratti, performance, KPI e scadenze all’interno di un’unica piattaforma.

Ecco alcune funzionalità chiave:

Quando contratti, dati e performance vengono integrati in un unico sistema, la supply chain non solo diventa più controllabile, ma soprattutto più prevedibile e trasparente. È in questa fase che i benefici emergono con maggiore evidenza, trasformando la gestione dei rapporti di fornitura in un vero asset strategico:

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La piattaforma Online Procurement ti aiuta a tenere sotto controllo e gestire meglio gli acquisti aziendali. Il software è la soluzione che semplifica ciò che già fai, senza stravolgere i processi.

Molte aziende hanno già implementato un software gestionale ERP che è diventato nel tempo punto di riferimento per ordini, magazzino, contabilità e logistica. Questo tipo di sistema funziona molto bene per i processi operativi, ma mostra dei limiti quando occorre monitorare la compliance dei fornitori e governare in modo completo le attività di qualifica, valutazione e aggiornamento documentale.

Un aspetto oggi tutt’altro che secondario: la gestione efficiente dei fornitori è infatti un requisito fondamentale per ottenere e mantenere la certificazione ISO 9001, una delle certificazioni più riconosciute a livello internazionale per i sistemi di gestione della qualità nel settore industriale e dei servizi. Le aziende che non dispongono di un sistema strutturato rischiano di perdere tempo e risorse nel reperire documenti di incorrere in complicazioni durante gli audit di certificazione.

Integrare l’ERP con una piattaforma di e-procurement come Online Procurement permette di colmare questo gap, garantendo una supervisione continua e facilmente verificabile del ciclo d’acquisto. Dalla qualificazione iniziale al monitoraggio delle performance, ogni attività è documentata, misurabile e pronta per eventuali audit ISO o controlli interni di compliance.

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L’ERP è progettato per gestire processi operativi ben definiti, ma quando occorre governare le relazioni con i fornitori emergono alcune lacune strutturali:

Il settore trasporti e logistica è sotto pressione, tra crescita moderata della logistica europea e standard sempre più elevati imposti dall’e-commerce: quasi il 50% degli operatori segnala che i clienti si aspettano consegne entro due giorni (fonte: 2025 Third-Party Logistics di NTT DATA)

Secondo TCE Magazine, a luglio 2025, il comparto ha previsto in Italia oltre 102.000 nuove assunzioni, ma il 45% delle aziende fatica a reperire personale qualificato, fenomeno che mette il freno a mano alla crescita del comparto.

Le tendenze per l’anno in corso sono ormai chiare:

Questi dati evidenziano che il procurement nei trasporti e nella logistica è un punto centrale per l’affidabilità delle operazioni e la solidità della supply chain.

Con Online Procurement, le aziende possono iniziare a strutturare la gestione di ordini, contratti e fornitori, aumentando controllo ed efficienza sin dai primi step.

Nel settore trasporti e logistica, il procurement significa gestire una rete articolata di fornitori, ordini, subappalti e servizi di varia natura (dalla manutenzione/MRO all’handling, fino ai trasporti).

Ogni giorno Uffici Acquisti e Procurement Manager devono tenere sotto controllo dati, scadenze e performance, con il rischio che processi manuali o frammentati generino ritardi, errori, inefficienze e costi inattesi, soprattutto in materia di SLA, certificazioni e contratti.

Un altro nodo centrale è la gestione dei fornitori. Non basta avere partner ritenuti affidabili: è necessario monitorarne in modo continuativo le performance, individuare tempestivamente eventuali punti deboli, garantire il rispetto dei requisiti ESG e ridurre al minimo i rischi operativi e reputazionali.

La digitalizzazione del procurement consente di affrontare queste sfide in maniera strutturata. Con Online Procurement puoi:

Gestire i fornitori di un’infrastruttura importante come un aeroporto significa coordinare decine di servizi critici, soggetti a severe regolamentazioni. Con Online Procurement, l’Aeroporto di Bologna Guglielmo Marconi ha ottenuto:

Leggi il case study completo

In un mercato sempre più competitivo, la gestione dei fornitori è diventata un elemento chiave per l’efficienza operativa, la conformità normativa e la solidità della supply chain. Ecco perché sempre più aziende hanno scelto Online Procurement: il software avanzato che trasforma la gestione fornitori da processo amministrativo complesso a leva strategica di valore.

Non si tratta di un gestionale qualsiasi. Per molti dei nostri clienti, Online Procurement è diventato l’asset distintivo del loro ecosistema digitale, grazie a vantaggi misurabili e a un approccio centrato sulle esigenze reali delle imprese.

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Con Online Procurement colleghi in modo nativo i principali ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, ecc.) per una gestione fornitori completamente sincronizzata.

I vantaggi concreti:

Una gestione del procurement più scorrevole e soprattutto sicura, basata su dati aggiornati in tempo reale, che elimina i tradizionali silos informativi e trasforma l’integrazione ERP in un valore concreto per la tua azienda.

Una piattaforma scalabile e modulare:

Ogni azienda ha caratteristiche e obiettivi unici. Per questo Online Procurement si adatta ai tuoi processi, non viceversa. È un sistema configurabile e scalabile, studiato intorno alle tue esigenze, pronto a generare risultati tangibili fin da subito.

Due fornitori qualificati, stessi servizi, nessuno storico di collaborazione: e ora?

Chi si occupa di procurement si è trovato almeno una volta in questa situazione. Due fornitori iscritti al proprio albo, entrambi qualificati, con categorie merceologiche identiche e proposte simili, ma senza alcuna esperienza diretta di acquisto che supporti nella scelta.

Scegliere “a colpo d’occhio” il migliore sembra impossibile. Ma c’è uno strumento che permette di farlo con metodo, rapidità e dati oggettivi: il punteggio di qualifica.

Contenuti dell’articolo:

Online Procurement risponde a questa esigenza con una funzionalità chiave: il punteggio di qualifica.

Come funziona?

Al momento dell’iscrizione al portale fornitori, l’azienda può decidere di far compilare un questionario dettagliato. Le risposte fornite alimentano un algoritmo che restituisce un punteggio oggettivo di qualifica.

Cosa valuta il questionario?

Risultato: il buyer può quindi confrontare due o più fornitori e scegliere il più adatto in pochi istanti, anche in assenza di esperienze pregresse: basta applicare i filtri in piattaforma per rendere le comparazioni semplici e immediate.

Accanto al punteggio di qualifica, la piattaforma consente anche di integrare la valutazione del rischio.

Cos’è la valutazione del rischio fornitore?

È un’analisi che prende in considerazione:

Non sempre un punteggio di qualifica elevato coincide con un basso livello di rischio. È possibile che un fornitore presenti requisiti formali eccellenti, ma che abbia un’esposizione finanziaria elevata, o che operi in mercati soggetti a instabilità. Un profilo del rischio completo aiuta a prendere decisioni più consapevoli e strategiche.

Nel 2025, due normative europee stanno ridefinendo il modo in cui le aziende gestiscono la sicurezza digitale e il rischio nella supply chain:

• NIS2, Direttiva UE 2022/2555 sulla sicurezza delle reti e dei sistemi informativi (recepita in Italia con il D.Lgs. 138/2024): in vigore da ottobre 2024, amplia il numero di settori e di aziende coinvolte rispetto alla precedente Direttiva NIS1
• DORA, Regolamento UE, Digital Operational Resilience Act: efficace dal 1° gennaio 2025 per il settore finanziario (banche, assicurazioni, società di investimento, gestori di fondi, fintech, operatori di pagamento e così via)

Le due normative, anche se differenti, hanno un filo conduttore in comune: le organizzazioni devono valutare e monitorare in modo proattivo i propri fornitori, e in particolare i fornitori di servizi digitali e ICT, come parte integrante della propria resilienza operativa.

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Con NIS2, l’Europa impone requisiti più stringenti in materia di cybersecurity a un numero crescente di soggetti.

La direttiva identifica 18 settori critici o altamente critici, tra cui energia, sanità e trasporti, ma anche aziende manifatturiere, servizi digitali, imprese nel settore alimentare e chimico, nonché pubbliche amministrazioni, che devono conformarsi alle nuove disposizioni.

Uno degli elementi centrali è l’obbligo per le aziende di:

1. Prevenire gli incidenti informatici grazie all’adozione di misure tecniche e organizzative
2. Identificare e monitorare i fornitori più critici
3. Documentare i processi di valutazione del rischio lungo tutta la catena di approvvigionamento

Una delle funzioni più apprezzate di Online Procurement è la possibilità di adattare i percorsi di qualifica in base alla tipologia di fornitore, essenziale per assicurare la conformità ai requisiti di NIS2 e DORA.

Non tutti i fornitori devono rispettare gli stessi requisiti: ad esempio, un fornitore ICT dovrà dimostrare l’esistenza di policy di cybersecurity strutturate, mentre un fornitore di servizi generali, come le pulizie o la logistica, potrà essere valutato con criteri più snelli, ma comunque tracciabili.

Online Procurement consente di:

In questo modo, la gestione dei fornitori non solo diventa conforme alle normative, ma anche più efficiente e focalizzata, con un livello di approfondimento proporzionato al reale impatto del fornitore sulla sicurezza e la continuità operativa dell’organizzazione.

Sì, se operi in settori ritenuti essenziali o importanti (energia, sanità, trasporti, servizi digitali, manifattura tecnologica, ecc.). Non conta solo la dimensione aziendale: a essere determinanti sono il ruolo nella catena del valore e il livello di rischio associato.
Ad esempio, una PMI che fornisce software a un ospedale o servizi IT a una banca può essere considerata un fornitore critico.

DORA riguarda principalmente il settore finanziario, ma coinvolge anche i fornitori terzi ICT che collaborano con banche, assicurazioni o società fintech. Anche una PMI che offre soluzioni cloud, cybersecurity, sviluppo software o gestione infrastrutturale può essere chiamata a rispettare specifici requisiti, contrattuali e documentali.

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Grazie alla struttura modulare e scalabile, Online Procurement 12.0 si adatta perfettamente alle esigenze di aziende di ogni dimensione – dalle grandi realtà con processi complessi alle PMI che cercano uno strumento semplice e intuitivo per digitalizzare la gestione acquisti.

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