Il questionario è uno strumento di raccolta e valutazione delle informazioni fornite dai fornitori, a supporto delle decisioni dell’azienda. Non costituisce una certificazione né un’attestazione di conformità alla direttiva NIS2.

È uno dei motivi per cui il Vendor Rating non dovrebbe essere considerato una “pagella” periodica dei fornitori. Il punteggio sintetizza una performance, ma da solo non racconta:

cosa è successo nel tempo
le criticità ripetute
il miglioramento di un supplier

La domanda più utile diventa quindi un’altra: tra sei mesi o due anni, avremo ancora le informazioni necessarie per capire quali fornitori hanno garantito continuità, qualità, puntualità e conformità?

Infatti senza uno storico strutturato, ogni nuova valutazione rischia di richiedere una ricostruzione da zero delle informazioni.

Online Procurement combina KPI collegati agli eventi del processo e valutazioni qualitative tramite checklist e questionari. Indicatori e macro-indicatori possono avere pesi differenti in funzione del modello scelto dall’azienda.

Il rating può così aggiornarsi durante la relazione con il supplier, evitando che la valutazione diventi un’attività scollegata dal resto del procurement.

Le criticità descritte finora non sempre emergono con evidenza. In molte aziende ci è capitato di osservare che, quando i fornitori sono pochi e il numero di persone coinvolte nel processo è limitato, fogli di calcolo, email e procedure informali riescono ancora a sostenere il lavoro quotidiano.

È con la crescita dell’organizzazione che riscontriamo una prima dimostrazione dei limiti del processo. L’aumento del numero dei fornitori, l’apertura di nuovi stabilimenti, il coinvolgimento di più business unit o l’introduzione di nuovi requisiti normativi rendono progressivamente più complessa la gestione delle informazioni e delle responsabilità.

Allo stesso tempo aumentano anche gli stakeholder coinvolti nelle decisioni:

✅ ufficio acquisti ✅ qualità ✅ amministrazione ✅ produzione ✅ ufficio tecnico  ✅ direzione

devono collaborare e condividere informazioni aggiornate. Quando ciascun team utilizza strumenti diversi o conserva parte della documentazione in modo autonomo, coordinare il processo diventa sempre più difficile.

Anche attività apparentemente semplici iniziano a richiedere tempi sempre più lunghi:

Questo accade perché aumentano il numero delle informazioni da gestire e le persone coinvolte nel processo.

È così che un modello organizzativo inizialmente efficace comincia a perdere efficienza. Ciò che prima era gestibile grazie all’esperienza delle persone diventa progressivamente un processo difficile da governare.
Il problema, ancora una volta, non è l’ERP, ma tutto ciò che continua a svilupparsi al di fuori di esso.

Di fronte a queste criticità, la prima reazione potrebbe essere pensare che il problema risieda nel sistema gestionale adottato. Nella maggior parte dei casi, però, possiamo garantire attraverso la nostra esperienza diretta che non è così.

Un ERP continua a rappresentare il punto di riferimento per la gestione amministrativa e contabile dell’azienda e non ha senso sostituirlo per risolvere problematiche che riguardano attività operative, collaborative e documentali.

L’obiettivo è affiancare l’ERP con processi capaci di gestire in modo più efficace tutto ciò che avviene prima, durante e dopo l’emissione di un ordine: dalla qualifica dei fornitori alla raccolta della documentazione, dalle approvazioni ai controlli di conformità, fino al monitoraggio delle performance.

Per questo motivo, molte organizzazioni scelgono di integrare il proprio ERP con procurement software dedicati.

L’adozione di piattaforme specializzate in supplier management e vendor management può contribuire al percorso di digital procurement, rendendo più efficienti processi che, ancora oggi, vengono spesso gestite attraverso email, fogli di calcolo e strumenti non integrati tra loro.

In questo modo il gestionale continua a svolgere il ruolo per cui è stato progettato, mentre il procurement può contare su processi più strutturati, collaborativi e facilmente governabili anche quando aumentano la complessità organizzativa e il numero dei fornitori. È proprio in queste attività che si possono recuperare tempo, migliorare la collaborazione e rendere il processo più strutturato.

Se gran parte del lavoro del procurement continua a svolgersi fuori dall’ERP, probabilmente il problema non è il gestionale. Vale la pena, piuttosto, chiedersi dove il processo perde efficienza: quali attività vengono ancora gestite manualmente, dove si concentrano le duplicazioni di lavoro e quali informazioni faticano a circolare tra le persone coinvolte.

Analizzare questi aspetti significa capire dove intervenire per rendere il procurement più strutturato, collaborativo ed efficiente, valorizzando al tempo stesso gli investimenti già effettuati nei sistemi gestionali.

Per molte PMI la digitalizzazione del procurement viene interpretata come l’introduzione di un software per la gestione fornitori o di un sistema per la gestione contratti. Tuttavia, digitalizzare i processi di acquisto significa prima di tutto superare la frammentazione operativa che caratterizza molte realtà aziendali.

Nella pratica, la gestione di fornitori e contratti è infatti distribuita tra strumenti non integrati: file Excel per la qualificazione fornitori, email per la raccolta documenti, cartelle condivise per i contratti. Ogni attività viene gestita, ma non all’interno di un sistema strutturato.

Finché i volumi sono contenuti, questo modello può sembrare sufficiente. Quando però aumentano fornitori, certificazioni e rinnovi contrattuali, emergono criticità evidenti: attività manuali ripetitive, scarsa visibilità sulle scadenze, difficoltà nel ricostruire lo storico delle decisioni e minore controllo complessivo del processo.

La digitalizzazione, quindi, richiede strumenti adeguati, ma anche un percorso elaborato che accompagni l’azienda nel governo del processo di acquisto.

La gestione dei fornitori rappresenta il primo punto di stabilità del procurement. Quando l’iter di qualifica non è formalizzato, ogni nuova collaborazione richiede verifiche ripetitive.

Una gestione organizzata consente di:

In questo modo si lavora su informazioni validate, si riducono i tempi di attivazione e aumenta l’affidabilità complessiva del processo.

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Molte aziende hanno già implementato un software gestionale ERP che è diventato nel tempo punto di riferimento per ordini, magazzino, contabilità e logistica. Questo tipo di sistema funziona molto bene per i processi operativi, ma mostra dei limiti quando occorre monitorare la compliance dei fornitori e governare in modo completo le attività di qualifica, valutazione e aggiornamento documentale.

Un aspetto oggi tutt’altro che secondario: la gestione efficiente dei fornitori è infatti un requisito fondamentale per ottenere e mantenere la certificazione ISO 9001, una delle certificazioni più riconosciute a livello internazionale per i sistemi di gestione della qualità nel settore industriale e dei servizi. Le aziende che non dispongono di un sistema strutturato rischiano di perdere tempo e risorse nel reperire documenti di incorrere in complicazioni durante gli audit di certificazione.

Integrare l’ERP con una piattaforma di e-procurement come Online Procurement permette di colmare questo gap, garantendo una supervisione continua e facilmente verificabile del ciclo d’acquisto. Dalla qualificazione iniziale al monitoraggio delle performance, ogni attività è documentata, misurabile e pronta per eventuali audit ISO o controlli interni di compliance.

Scopri ora come integrare il tuo ERP con Online Procurement

L’ERP è progettato per gestire processi operativi ben definiti, ma quando occorre governare le relazioni con i fornitori emergono alcune lacune strutturali:

Le tendenze per l’anno in corso sono ormai chiare:

Questi dati evidenziano che il procurement nei trasporti e nella logistica è un punto centrale per l’affidabilità delle operazioni e la solidità della supply chain.

Con Online Procurement, le aziende possono iniziare a strutturare la gestione di ordini, contratti e fornitori, aumentando controllo ed efficienza sin dai primi step.

Nel settore trasporti e logistica, il procurement significa gestire una rete articolata di fornitori, ordini, subappalti e servizi di varia natura (dalla manutenzione/MRO all’handling, fino ai trasporti).

Ogni giorno Uffici Acquisti e Procurement Manager devono tenere sotto controllo dati, scadenze e performance, con il rischio che processi manuali o frammentati generino ritardi, errori, inefficienze e costi inattesi, soprattutto in materia di SLA, certificazioni e contratti.

Un altro nodo centrale è la gestione dei fornitori. Non basta avere partner ritenuti affidabili: è necessario monitorarne in modo continuativo le performance, individuare tempestivamente eventuali punti deboli, garantire il rispetto dei requisiti ESG e ridurre al minimo i rischi operativi e reputazionali.

La digitalizzazione del procurement consente di affrontare queste sfide in maniera strutturata. Con Online Procurement puoi:

Gestire i fornitori di un’infrastruttura importante come un aeroporto significa coordinare decine di servizi critici, soggetti a severe regolamentazioni. Con Online Procurement, l’Aeroporto di Bologna Guglielmo Marconi ha ottenuto:

Leggi il case study completo

In un mercato sempre più competitivo, la gestione dei fornitori è diventata un elemento chiave per l’efficienza operativa, la conformità normativa e la solidità della supply chain. Ecco perché sempre più aziende hanno scelto Online Procurement: il software avanzato che trasforma la gestione fornitori da processo amministrativo complesso a leva strategica di valore.

Non si tratta di un gestionale qualsiasi. Per molti dei nostri clienti, Online Procurement è diventato l’asset distintivo del loro ecosistema digitale, grazie a vantaggi misurabili e a un approccio centrato sulle esigenze reali delle imprese.

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Con Online Procurement colleghi in modo nativo i principali ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, ecc.) per una gestione fornitori completamente sincronizzata.

I vantaggi concreti:

Una gestione del procurement più scorrevole e soprattutto sicura, basata su dati aggiornati in tempo reale, che elimina i tradizionali silos informativi e trasforma l’integrazione ERP in un valore concreto per la tua azienda.

Una piattaforma scalabile e modulare:

Ogni azienda ha caratteristiche e obiettivi unici. Per questo Online Procurement si adatta ai tuoi processi, non viceversa. È un sistema configurabile e scalabile, studiato intorno alle tue esigenze, pronto a generare risultati tangibili fin da subito.

Due fornitori qualificati, stessi servizi, nessuno storico di collaborazione: e ora?

Chi si occupa di procurement si è trovato almeno una volta in questa situazione. Due fornitori iscritti al proprio albo, entrambi qualificati, con categorie merceologiche identiche e proposte simili, ma senza alcuna esperienza diretta di acquisto che supporti nella scelta.

Scegliere “a colpo d’occhio” il migliore sembra impossibile. Ma c’è uno strumento che permette di farlo con metodo, rapidità e dati oggettivi: il punteggio di qualifica.

Contenuti dell’articolo:

Online Procurement risponde a questa esigenza con una funzionalità chiave: il punteggio di qualifica.

Come funziona?

Al momento dell’iscrizione al portale fornitori, l’azienda può decidere di far compilare un questionario dettagliato. Le risposte fornite alimentano un algoritmo che restituisce un punteggio oggettivo di qualifica.

Cosa valuta il questionario?

Risultato: il buyer può quindi confrontare due o più fornitori e scegliere il più adatto in pochi istanti, anche in assenza di esperienze pregresse: basta applicare i filtri in piattaforma per rendere le comparazioni semplici e immediate.

Accanto al punteggio di qualifica, la piattaforma consente anche di integrare la valutazione del rischio.

Cos’è la valutazione del rischio fornitore?

È un’analisi che prende in considerazione:

Non sempre un punteggio di qualifica elevato coincide con un basso livello di rischio. È possibile che un fornitore presenti requisiti formali eccellenti, ma che abbia un’esposizione finanziaria elevata, o che operi in mercati soggetti a instabilità. Un profilo del rischio completo aiuta a prendere decisioni più consapevoli e strategiche.

Le aziende alla ricerca di forniture, fino a poco tempo fa, adottavano un approccio transazionale agli acquisti, basato solo sulla variabile economica e sul taglio dei costi, fallace per i suoi limiti intrinseci e incapace di generare valore reale.

Oggi, la centralità del contributo dei fornitori porta al superamento di questo approccio e i Buyer gestiscono il rapporto con i supplier in maniera collaborativa e sempre più strategica.

I principali fattori che incidono sulla centralità del fornitore sono:

• La necessità di avere forniture flessibili e di alta qualità
• L’innovazione di prodotto
• Il coinvolgimento nella catena del valore del produttore
• Il coinvolgimento nella R&S del prodotto

Infine, diventa sempre più pressante la necessità di incrementare il numero delle fonti di approvvigionamento e trovare fornitori geograficamente prossimi e in grado di garantire la consegna immediata.

Per incrementare il valore della produzione e massimizzare i profitti, occorre, quindi, puntare su strategie di partnership (orizzontale, verticale o mista) capaci di integrarsi totalmente con i processi e le necessità del business.

Per migliorare il livello del servizio e rafforzare i processi di approvvigionamento occorre adottare un nuovo paradigma più inclusivo e proattivo. Questo nuovo approccio guarda oltre gli acquisti, e ambisce a stabilire relazioni a lungo termine tendenti a innovazione, completa automatizzazione e digitalizzazione dei processi, e al miglioramento della qualità dei prodotti o servizi.
La collaborazione attiva con i fornitori passa, in maniera imprescindibile, attraverso il suo stesso efficientamento digitale, ovvero l’utilizzo di avanzati software di Procurement capaci di ottimizzare non solo le forniture, ma anche il processo di selezione dei fornitori e le comunicazioni che accompagnano tutti i processi, dall’onboarding fino al post-acquisto.

La sfida diventa perciò trovare un software completo, capace di automatizzare il più possibile i processi e di integrare la gestione di tutti i fornitori con molteplici benefici così riassumibili:

• Individuazione più efficace ed efficiente delle forniture capaci di generare valore.
• Collaborazione a lungo termine tra tutti gli attori coinvolti nell’intera catena di approvvigionamento.

I benefici della collaborazione nella catena di approvvigionamento sono molti, tuttavia prima di stabilire partnership proficue attraverso un software di Supplier Management efficace, è necessario individuare chiaramente gli obiettivi che si intende perseguire per poter misurare i risultati ottenuti attraverso l’implementazione dei nuovi strumenti di gestione della Governance aziendale.

L’adozione di nuovi strumenti è preceduta da un profondo mutamento nella cultura organizzativa aziendale che deve essere condivisa e partecipata da tutti gli attori del sistema.

Il punto di partenza è adottare un software adeguato ad automatizzare la collaborazione e migliorare il ciclo di vita gestionale sia dal punto di vista strategico, sia operativo.

Un applicativo completo e focalizzato sulla valorizzazione della Supplier Collaboration consente di cambiare radicalmente i principali processi legati agli approvvigionamenti:

• Supplier Onboarding: un software di procurement efficiente offre, prima di tutto, un supporto concreto durante la fase di onboarding dei fornitori, riducendo lo sforzo iniziale di trovare forniture di qualità. In questa fase è molto importante partire dalla segmentazione dei supplier che consenta di fare ricerche più veloci basate su specifici attributi del prodotto o servizio, oppure su tag dei fornitori personalizzabili. Partendo da una consulenza personalizzata sul Category Management, la piattaforma viene infatti configurata per offrire un portale di registrazione del fornitore totalmente costruito intorno alle esigenze del Buyer, con notevole risparmio di tempo sia per il fornitore sia per l’acquirente.
• Supplier e Contract Management: l’interazione di diversi moduli software consente di offrire incentivi alla Supplier Collaboration attraverso la semplificazione dei processi di richiesta di offerta, negoziazione e ordine, gestibili con le funzionalità di e-Sourcing o con i Cataloghi elettronici. Processi più veloci gestiti attraverso un software facile da usare, che con automatismi porta dall’evento di Sourcing fino al Contract Management, con benefici notevoli in termini di compliance e standardizzazione delle procedure.

Avere accesso digitale a un ampio pool di fornitori pre-qualificati e, allo stesso tempo, nutrire relazioni stabili con i key supplier rendendoli veri e propri partner consente di costruire una rete solida che garantisce flessibilità e maggiore efficienza operativa. Le aziende, infatti, devono essere pronte a innovare velocemente e cambiare fornitori in caso di shock di mercato imprevisti.

Inoltre, avere cura di queste relazioni, non solo di quelle con i clienti, porta benefici in termini di profitti e reputazione a tutti gli attori del sistema.

Un software come Online Procurement dotato delle utili funzionalità illustrate consente di promuovere una cultura fondata sulla comunicazione proattiva, sulla trasparenza, sulla coerenza e sulla condivisione delle conoscenze, per fidelizzare realmente i partner nel lungo termine realizzando una Supplier Collaboration che generi reale valore.

Sales Manager – DigitalPA