La nostra esperienza maturata a fianco di aziende appartenenti a settori diversi ci porta a osservare che, nonostante investimenti significativi nei sistemi gestionali, negli uffici acquisti continuano a convivere file Excel condivisi, email con allegati, cartelle di rete e informazioni distribuite tra più reparti.

Com’è possibile?

La risposta non sta in un ERP che non funziona. Nella maggior parte dei casi, infatti, il gestionale svolge perfettamente il proprio ruolo nella gestione amministrativa, contabile e logistica dell’azienda.

Il punto è un altro: il procurement non si limita a registrare ordini o gestire anagrafiche. Ogni giorno coordina persone, documenti, informazioni, verifiche, approvazioni e relazioni con decine o centinaia di fornitori. Ed è proprio in queste attività operative che spesso iniziano a comparire fogli di calcolo, email e procedure parallele al gestionale.

Un sistema ERP rappresenta il punto di riferimento per la gestione amministrativa dell’azienda. Ordini, contabilità, magazzino, controllo di gestione e anagrafiche trovano nel gestionale un ambiente strutturato, pensato per garantire coerenza e continuità ai processi aziendali. Il procurement, però, non si esaurisce nella registrazione di un ordine o nell’aggiornamento di un’anagrafica.

Ogni processo di procurement è il risultato di un insieme di attività operative che coinvolgono persone, documenti e decisioni distribuite nel tempo: dalla ricerca, qualifica e gestione dei fornitori, alla raccolta della documentazione, dalle verifiche di conformità ai processi autorizzativi, fino al monitoraggio delle performance e alla gestione dei contratti lungo tutto il procurement workflow.

Le inefficienze del procurement raramente dipendono da un singolo problema. Più spesso sono il risultato di tante piccole attività che, prese singolarmente, sembrano avere un impatto minimo, ma che nel tempo finiscono per assorbire ore di lavoro e rallentare l’intero processo.

Come abbiamo riscontrato in varie realtà, può capitare, ad esempio, di dover richiedere più volte la stessa documentazione a un fornitore perché non è chiaro dove sia stata archiviata o quale versione sia quella aggiornata. Oppure di ricevere certificazioni via email che vengono salvate in cartelle diverse, rendendo difficile verificare quali documenti siano ancora validi e quali, invece, siano prossimi alla scadenza.

Nessuna di queste attività, presa singolarmente, rappresenta un problema insormontabile. È la loro ripetizione quotidiana a generare inefficienze, duplicazioni di lavoro e una progressiva perdita di controllo sul processo.

Nel settore finanziario il controllo dei fornitori di servizi è innanzitutto un obbligo normativo. Molte aziende dispongono già di ERP evoluti, ma si tratta di sistemi pensati per gestire contratti e ordini, non per verificare licenze, monitorare le scadenze principali o accertare che la documentazione sia aggiornata.

Quando queste attività vengono portate avanti con processi manuali e fuori dal sistema, il controllo si indebolisce:

❌ anagrafiche duplicate tra i vari uffici ❌ condizioni economiche incoerenti nel tempo ❌  difficoltà a ricostruire lo storico dei controlli

Il risultato è un processo che richiede tempo e sforzi, spesso anche da parte del personale interno, e che finisce per incidere sulla capacità di negoziare e di utilizzare in modo efficace la spesa totale. È qui che il tema diventa centrale per i reparti compliance e risk, soprattutto per CIO, responsabili procurement, risk manager e funzioni compliance.

Quando un fornitore supporta servizi ICT o funzioni essenziali, il controllo non può fermarsi alla firma del contratto. La normativa DORA richiede un registro informativo aggiornato, clausole con diritti di audit, gestione della subfornitura e attenzione alla concentrazione del rischio sui fornitori ICT.

Un caso concreto è quello di una banca che esternalizza un servizio cloud o una piattaforma di pagamento: se cambia una certificazione o un subfornitore, il team interno deve poter verificare subito impatti, responsabilità e continuità del servizio.

In uno scenario del genere non conta solo avere il contratto. Conta la capacità di dimostrare, in tempi brevi, che il controllo è stato esercitato lungo tutto il ciclo di vita del rapporto. È questo il salto richiesto da DORA: dal controllo statico al controllo continuo.

Contract Management: la soluzione più smart per digitalizzare la gestione dei contratti e massimizzare il loro valore – scopri di più>

In molte PMI la gestione dei fornitori ha come fondamento la conoscenza diretta di chi si occupa degli acquisti: spesso una singola persona, che racchiude in sé la memoria storica dell’azienda e dei suoi fornitori di fiducia.

Finché l’impresa è piccola, questo approccio regge. Anzi, dà l’illusione di avere tutto sotto controllo.

Il problema fa capolino quando i fornitori iniziano a diventare decine, l’organico aziendale cresce e le decisioni non sono più tutte nelle mani di una sola persona. A questo punto le informazioni si disperdono: un contatto aggiornato in una mail, una valutazione salvata in un file locale, una condizione economica ricordata a memoria.

Ciò che prima richiedeva minuti arriva a occupare ore intere: le stesse informazioni vengono ricercate più volte, le decisioni si ripetono senza sapere cosa è stato fatto in passato, e in alcuni casi si arriva persino a lavorare con fornitori duplicati o scelti senza un confronto basato su dati oggettivi.

La gestione dei fornitori sembra ordinata in superficie, ma la mancanza di una “single source of truth” fa sentire tutto il suo peso, sui costi e sul tempo speso.

E quando le decisioni non sono accessibili, non possono nemmeno essere migliorate.

Contenuti dell’articolo:

Una decisione tipica da ufficio acquisti: arriva una richiesta urgente per 500 unità di un componente. Il responsabile sa già a chi rivolgersi: c’è un fornitore con cui lavora da due anni, tempi di consegna affidabili, nessun contenzioso aperto. Ordine concluso in 20 minuti.

Fin qui tutto bene. Ma quella decisione non viene documentata: non c’è traccia del perché quel fornitore è stato preferito ad altri tre candidati valutati sei mesi prima, non c’è scritto che le condizioni economiche dell’alternativa erano migliori ma i tempi peggiori, non c’è memoria del fatto che quel fornitore aveva già avuto un ritardo nella consegna a gennaio.

Il problema potrebbe anche chiudersi qui, ma quella stessa decisione andrà presa nuovamente tra sei mesi, con le stesse informazioni che qualcuno dovrà raccogliere di nuovo – ammesso che ci sia ancora la stessa persona a farlo.

Quando più persone partecipano agli acquisti, ogni soggetto sviluppa una propria logica di valutazione: chi pesa di più il prezzo, chi la puntualità, chi la relazione commerciale. In assenza di criteri condivisi e tracciati, queste logiche divergono silenziosamente.

Con Online Procurement, ogni fornitore ha una scheda centralizzata dove confluiscono documenti, valutazioni, comunicazioni e storico degli ordini. Chi apre quella scheda ha una panoramica completa: cosa è già stato fatto, da chi e con quale esito. Non si ricomincia daccapo, non si duplica il lavoro.