Gestione dei contratti nel procurement: guida sintetica alle best practice e ai vantaggiArticolo di approfondimento ● 06 dicembre 2022
Più le aziende crescono, più si moltiplica il numero di contratti da gestire: è facile ritrovarsi ogni anno con centinaia di fornitori diversi e migliaia di contratti, di cui occorre tracciare la documentazione, le clausole, i rinnovi, i livelli di servizio stabiliti.
Un’efficace gestione di tutto il ciclo di vita dei contratti richiede perciò un elevato livello di collaborazione tra dipartimenti: da un lato l’ufficio acquisti, che tratta direttamente con i fornitori, dall’altro l’ufficio amministrativo e i responsabili della compliance, incaricati di assicurare la conformità delle forniture.
Per rimanere competitivi ed efficienti in un mercato sempre più variabile e scosso da eventi imprevedibili, occorre digitalizzare l’intero processo di Contract Lifecycle Management (CLM) man mano che l’impresa acquisisce nuovi fornitori e incrementa il proprio giro d’affari.
Dotarsi di un software come Online Procurement, che integra la gestione dei fornitori e quella dei contratti in un’unica piattaforma, diventa quindi strategico per assicurare che le condizioni d’acquisto sottoscritte vengano sempre rispettate.
Online Procurement per una gestione efficace del ciclo di vita dei contratti
Creare un repository digitale dei contratti sicuro e centralizzato
Un’organizzazione efficiente dei contratti non può prescindere da un archivio documentale centralizzato, digitale e sicuro, che permetta a tutti gli stakeholder coinvolti nel processo di accedere alla documentazione ed effettuare ricerche istantanee, grazie ad una potente indicizzazione a categorizzazione.
Impostare alert automatici per tenere traccia di ogni fase della gestione del contratto
Chi lavora nel procurement sa che dai rinnovi contrattuali si possono trarre occasioni di cost saving, e che i rinnovi automatici dei contratti, se non adeguatamente monitorati, possono trasformarsi invece in onerose voci di costo. Per questo motivo il sistema automatico di avvisi integrato in Online Procurement, configurabile sulla base delle esigenze aziendali, è la soluzione smart per non perdere mai di vista milestone di contratto, date di rinnovo e ulteriori scadenze da monitorare.
Incrementare produttività e collaborazione tra ufficio acquisti, ufficio amministrativo e ufficio legale
Con la crescita della dimensione e della complessità del parco fornitori aziendale, i dipartimenti procurement, amministrativo e legale lavorano in maniera sempre più interconnessa: occorre che ognuno abbia ben chiare le proprie responsabilità in termini di compliance, mitigazione del rischio e contenimento dei costi relativi ai contratti. Per mantenere elevata la produttività, è fondamentale semplificare la collaborazione con procedure standardizzate e condivise.
Selezionare KPI ad hoc per monitorare l’esecuzione e individuare i supplier migliori
Le metriche legate ai contratti devono essere specifiche, misurabili, raggiungibili, pertinenti e tempestive, come ad esempio milestone mancate, valore annuo atteso del contratto e qualità della fornitura. L’integrazione tra il vendor rating generale e la valutazione delle prestazioni contrattuali permette di individuare a colpo d’occhio i fornitori migliori, risparmiando il tempo speso in analisi comparative.
Tenere sotto controllo i contratti, dalla stipula all’archiviazione
Una suite software completa come Online Procurement include strumenti per la gestione dei contratti che permettono di accentrare in un’unica piattaforma tutte le informazioni e i documenti sui contratti e sui fornitori, rendendole visibili soltanto a chi ha i permessi necessari. Risorse come i workflow automatizzati, la generazione automatica dei contratti a partire dalle negoziazioni e le statistiche sullo status dell’esecuzione sono la chiave per monitorare e velocizzare le procedure lungo tutto l’arco di esecuzione, tenendo elevato il livello di conformità.
I vantaggi di un workflow di gestione del contratto ottimizzato e digitale
Implementando un sistema di gestione del contratto digitale, Contract Manager e CPO possono beneficiare di:
- Tempi di approvazione del contratto ridotti
- Compliance contrattuale e legale più elevata, e riduzione dei rischi associati ai contratti
- Ottimizzazione finanziaria, grazie al migliore controllo sulle scadenze e sui rinnovi
- Migliore trasparenza e tracciabilità
- Valutazione e monitoraggio completo delle performance contrattuali
Contract Management: minimizza i rischi, massimizza la performance dei tuoi contratti con i fornitori
Con le funzionalità avanzate di Online Procurement dedicate al contract management, qualsiasi azienda, grande o piccola, può beneficiare da subito di una gestione dei contratti più conforme, efficiente e sicura lungo il loro intero ciclo di vita, che apre nuove opportunità di business e di contenimento dei costi.