In molte aziende il procurement viene ancora percepito come una funzione operativa: gestione degli ordini, negoziazione delle condizioni economiche o emissione delle richieste di acquisto.

In realtà le decisioni legate agli approvvigionamenti incidono su aspetti molto più ampi dell’attività aziendale, tra cui:

In altre parole, il procurement contribuisce a definire la qualità della rete di fornitori e delle relazioni su cui si basa l’operatività dell’azienda.

Quando queste decisioni vengono prese in modo frammentato o solo nelle fasi finali del processo di acquisto, aumentano i rischi operativi e la supply chain diventa più fragile.

Il procurement moderno non si limita alla gestione dei fornitori. Sempre più spesso assume un ruolo di coordinamento tra le diverse funzioni aziendali coinvolte negli approvvigionamenti.

In questo contesto si parla di procurement orchestration: la capacità di rendere coerenti tutti gli elementi che influenzano le decisioni di acquisto, dai fabbisogni dei reparti ai processi di approvvigionamento, fino alla gestione dei fornitori e al controllo dei costi.

Quando il procurement svolge questo ruolo, diventa il punto di collegamento tra esigenze operative, processi di acquisto e relazioni con i fornitori, favorendo decisioni più coordinate e trasparenti.

Per rendere possibile questo livello di coordinamento, molte aziende stanno adottando piattaforme di  gestione fornitori e procurement digitale che permettono di:

Se nelle grandi organizzazioni questi modelli sono ormai consolidati, molte PMI stanno iniziando oggi a strutturare i propri processi di procurement e di gestione dei fornitori. Nella maggior parte dei casi il punto di partenza è introdurre maggiore visibilità e coordinamento nelle attività di acquisto: centralizzare le informazioni sui fornitori, rendere tracciabili le richieste di acquisto e definire flussi di approvazione più chiari.

Per supportare questo percorso, DigitalPA ha sviluppato il Procurement Starter Pack, un’iniziativa pensata per aiutare le PMI ad avviare in modo graduale la digitalizzazione della gestione degli acquisti e dei fornitori.

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Online Procurement non offre un semplice archivio, ma un ambiente digitale integrato che connette fornitori, contratti, performance, KPI e scadenze all’interno di un’unica piattaforma.

Ecco alcune funzionalità chiave:

Quando contratti, dati e performance vengono integrati in un unico sistema, la supply chain non solo diventa più controllabile, ma soprattutto più prevedibile e trasparente. È in questa fase che i benefici emergono con maggiore evidenza, trasformando la gestione dei rapporti di fornitura in un vero asset strategico:

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La piattaforma Online Procurement ti aiuta a tenere sotto controllo e gestire meglio gli acquisti aziendali. Il software è la soluzione che semplifica ciò che già fai, senza stravolgere i processi.

Il settore trasporti e logistica è sotto pressione, tra crescita moderata della logistica europea e standard sempre più elevati imposti dall’e-commerce: quasi il 50% degli operatori segnala che i clienti si aspettano consegne entro due giorni (fonte: 2025 Third-Party Logistics di NTT DATA)

Secondo TCE Magazine, a luglio 2025, il comparto ha previsto in Italia oltre 102.000 nuove assunzioni, ma il 45% delle aziende fatica a reperire personale qualificato, fenomeno che mette il freno a mano alla crescita del comparto.

Le tendenze per l’anno in corso sono ormai chiare:

Questi dati evidenziano che il procurement nei trasporti e nella logistica è un punto centrale per l’affidabilità delle operazioni e la solidità della supply chain.

Con Online Procurement, le aziende possono iniziare a strutturare la gestione di ordini, contratti e fornitori, aumentando controllo ed efficienza sin dai primi step.

Nel settore trasporti e logistica, il procurement significa gestire una rete articolata di fornitori, ordini, subappalti e servizi di varia natura (dalla manutenzione/MRO all’handling, fino ai trasporti).

Ogni giorno Uffici Acquisti e Procurement Manager devono tenere sotto controllo dati, scadenze e performance, con il rischio che processi manuali o frammentati generino ritardi, errori, inefficienze e costi inattesi, soprattutto in materia di SLA, certificazioni e contratti.

Un altro nodo centrale è la gestione dei fornitori. Non basta avere partner ritenuti affidabili: è necessario monitorarne in modo continuativo le performance, individuare tempestivamente eventuali punti deboli, garantire il rispetto dei requisiti ESG e ridurre al minimo i rischi operativi e reputazionali.

La digitalizzazione del procurement consente di affrontare queste sfide in maniera strutturata. Con Online Procurement puoi:

Gestire i fornitori di un’infrastruttura importante come un aeroporto significa coordinare decine di servizi critici, soggetti a severe regolamentazioni. Con Online Procurement, l’Aeroporto di Bologna Guglielmo Marconi ha ottenuto:

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Per un grande numero di aziende, i software gestionali ERP (Enterprise Resource planning, ossia pianificazione delle risorse aziendali) rappresentano il punto di partenza del proprio percorso di digitalizzazione. Questa tipologia di applicativi rende possibile organizzare e controllare processi aziendali chiave come il magazzino, le vendite, gli ordini e la fatturazione da un’unica piattaforma centralizzata, coordinando le attività dei dipartimenti interessati.

Tuttavia, al moltiplicarsi dei fornitori e degli ordini da gestire, molte organizzazioni si trovano di fronte a una domanda cruciale: dovremmo adottare un software di e-procurement specifico pur avendo già a disposizione un sistema ERP?

Esploriamo i vantaggi dell’integrazione dei software di e-procurement come Online Procurement con i sistemi ERP esistenti, analizzando come questa combinazione possa potenziare significativamente le operazioni aziendali e dare un boost alla trasformazione digitale.

Software di e-procurement: Il software di e-procurement è una soluzione specializzata, progettata per automatizzare e semplificare l’intero ciclo d’acquisto. In particolare, le piattaforme procure-to-pay (P2P) si concentrano sul ciclo passivo, dall’emissione dell’ordine d’acquisto fino alla riconciliazione e al pagamento delle fatture ai fornitori, portando efficienza nelle attività quotidiane degli Uffici Acquisti.

Le piattaforme dedicate alla gestione degli acquisti sono dunque concepite per essere più agili e mirate rispetto ai moduli ERP, con un focus sulla digitalizzazione di un unico macro-processo, offrendo funzionalità avanzate e una maggiore granularità, che lascia spazio a configurazioni e workflow su misura.

Connettendo il software di e-procurement con il sistema ERP esistente, attraverso un processo tecnico detto interfacciamento, si crea un flusso di dati continuo e senza interruzioni tra i due sistemi. I dati vengono scambiati e sincronizzati in tempo reale, evitando il doppio inserimento manuale da parte degli operatori. In questo modo, tutta l’azienda può fare riferimento a una singola base dati affidabile e sempre aggiornata.

L’integrazione tra i due sistemi consente quindi di sfruttare il meglio di entrambi i mondi: la specializzazione e l’agilità del software di e-procurement, insieme alla potenza e all’integrazione completa del sistema ERP.

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Analisi approfondita della spesa: implementare un software di procurement con integrazione ERP consente alle organizzazioni di ottenere maggiore controllo e visibilità sulla spesa, e di facilitare l’analisi e la reportistica. L’automazione delle richieste di approvazione e degli ordini di acquisto, il monitoraggio del budget, le valutazioni delle prestazioni dei fornitori e  i controlli sulle policy di approvvigionamento permettono ai team di prendere decisioni informate che portano a risparmi tangibili sui costi.

Consolidamento e migliore qualità dei dati: Grazie all’integrazione, le informazioni sui fornitori, sui dati di acquisto e sulle transazioni finanziarie sono centralizzate e facilmente accessibili. Questo migliora la trasparenza e la precisione dei dati, facilitando il processo di decision-making basato su informazioni accurate e aggiornate.

Eliminazione dei silos informativi: L’integrazione ERP favorisce una migliore collaborazione tra i diversi dipartimenti aziendali, che possono attingere a un’unica fonte affidabile di dati, non più frammentati in diversi sistemi. Questo permette di allineare tutte le figure coinvolte negli acquisti e di rispondere più rapidamente all’emergere di un’esigenza.

Maggiore usabilità e adozione della piattaforma: dovendo accentrare numerosi processi, i gestionali ERP tendono a essere complessi da utilizzare e poco flessibili. Senza un’adeguata formazione, risulta difficile districarsi tra le funzionalità. Un software come Online Procurement è invece pensato per offrire agli utenti un’interfaccia moderna e intuitiva, che rende più semplice per gli utenti interni apprendere come utilizzare la piattaforma e alimentarla con i dati d’acquisto.

Con Online Procurement, potrai moltiplicare le potenzialità del tuo ERP, accelerando la digitalizzazione e posizionando la tua azienda per il successo a lungo termine.

La piattaforma si integrerà perfettamente con lo stack tecnologico presente nella tua azienda senza richiedere l’impegno del tuo reparto IT: l’interfacciamento si realizza non soltanto con i gestionali ERP, ma anche con i software di contabilità, fatturazione elettronica, infoprovider e molto altro ancora. Offriamo sia soluzioni standard per l’integrazione con gli ERP più diffusi che connettori custom, per soddisfare ogni esigenza.

Avvalersi di una piattaforma capace di trasformare in chiave digitale la gestione degli acquisti nella sua interezza, dalla nascita del bisogno (RdA) alla selezione dei fornitori, fino alla gestione dei contratti e al monitoraggio delle prestazioni, può sembrare un’innovazione fuori dalla portata delle aziende di piccole e medie dimensioni.

Gestire l’intero ciclo end-to-end del procurement in maniera completamente informatizzata è cambiamento sostanziale nel modo di lavorare, e prima ancora di mentalità, che potrebbe persino essere visto come una scelta troppo radicale. La dematerializzazione soltanto di alcuni processi, come ad esempio l’invio di documenti elettronici per e-mail e l’uso di gestionali per le fatture elettroniche, per alcuni è già sufficiente. Ma è davvero così?

Proprio in un momento di crisi come questo, ripensare il modo in cui vengono gestiti i processi di procurement nelle PMI e investire nella crescita a lungo termine della propria impresa possono diventare la via d’uscita, che ha come traguardo un business più solido e provvisto di ciò che serve ad affrontare le sfide di oggi, e di domani.

Le aziende alla ricerca di forniture, fino a poco tempo fa, adottavano un approccio transazionale agli acquisti, basato solo sulla variabile economica e sul taglio dei costi, fallace per i suoi limiti intrinseci e incapace di generare valore reale.

Oggi, la centralità del contributo dei fornitori porta al superamento di questo approccio e i Buyer gestiscono il rapporto con i supplier in maniera collaborativa e sempre più strategica.

I principali fattori che incidono sulla centralità del fornitore sono:

• La necessità di avere forniture flessibili e di alta qualità
• L’innovazione di prodotto
• Il coinvolgimento nella catena del valore del produttore
• Il coinvolgimento nella R&S del prodotto

Infine, diventa sempre più pressante la necessità di incrementare il numero delle fonti di approvvigionamento e trovare fornitori geograficamente prossimi e in grado di garantire la consegna immediata.

Per incrementare il valore della produzione e massimizzare i profitti, occorre, quindi, puntare su strategie di partnership (orizzontale, verticale o mista) capaci di integrarsi totalmente con i processi e le necessità del business.

Per migliorare il livello del servizio e rafforzare i processi di approvvigionamento occorre adottare un nuovo paradigma più inclusivo e proattivo. Questo nuovo approccio guarda oltre gli acquisti, e ambisce a stabilire relazioni a lungo termine tendenti a innovazione, completa automatizzazione e digitalizzazione dei processi, e al miglioramento della qualità dei prodotti o servizi.
La collaborazione attiva con i fornitori passa, in maniera imprescindibile, attraverso il suo stesso efficientamento digitale, ovvero l’utilizzo di avanzati software di Procurement capaci di ottimizzare non solo le forniture, ma anche il processo di selezione dei fornitori e le comunicazioni che accompagnano tutti i processi, dall’onboarding fino al post-acquisto.

La sfida diventa perciò trovare un software completo, capace di automatizzare il più possibile i processi e di integrare la gestione di tutti i fornitori con molteplici benefici così riassumibili:

• Individuazione più efficace ed efficiente delle forniture capaci di generare valore.
• Collaborazione a lungo termine tra tutti gli attori coinvolti nell’intera catena di approvvigionamento.

I benefici della collaborazione nella catena di approvvigionamento sono molti, tuttavia prima di stabilire partnership proficue attraverso un software di Supplier Management efficace, è necessario individuare chiaramente gli obiettivi che si intende perseguire per poter misurare i risultati ottenuti attraverso l’implementazione dei nuovi strumenti di gestione della Governance aziendale.

L’adozione di nuovi strumenti è preceduta da un profondo mutamento nella cultura organizzativa aziendale che deve essere condivisa e partecipata da tutti gli attori del sistema.

Il punto di partenza è adottare un software adeguato ad automatizzare la collaborazione e migliorare il ciclo di vita gestionale sia dal punto di vista strategico, sia operativo.

Un applicativo completo e focalizzato sulla valorizzazione della Supplier Collaboration consente di cambiare radicalmente i principali processi legati agli approvvigionamenti:

• Supplier Onboarding: un software di procurement efficiente offre, prima di tutto, un supporto concreto durante la fase di onboarding dei fornitori, riducendo lo sforzo iniziale di trovare forniture di qualità. In questa fase è molto importante partire dalla segmentazione dei supplier che consenta di fare ricerche più veloci basate su specifici attributi del prodotto o servizio, oppure su tag dei fornitori personalizzabili. Partendo da una consulenza personalizzata sul Category Management, la piattaforma viene infatti configurata per offrire un portale di registrazione del fornitore totalmente costruito intorno alle esigenze del Buyer, con notevole risparmio di tempo sia per il fornitore sia per l’acquirente.
• Supplier e Contract Management: l’interazione di diversi moduli software consente di offrire incentivi alla Supplier Collaboration attraverso la semplificazione dei processi di richiesta di offerta, negoziazione e ordine, gestibili con le funzionalità di e-Sourcing o con i Cataloghi elettronici. Processi più veloci gestiti attraverso un software facile da usare, che con automatismi porta dall’evento di Sourcing fino al Contract Management, con benefici notevoli in termini di compliance e standardizzazione delle procedure.

Avere accesso digitale a un ampio pool di fornitori pre-qualificati e, allo stesso tempo, nutrire relazioni stabili con i key supplier rendendoli veri e propri partner consente di costruire una rete solida che garantisce flessibilità e maggiore efficienza operativa. Le aziende, infatti, devono essere pronte a innovare velocemente e cambiare fornitori in caso di shock di mercato imprevisti.

Inoltre, avere cura di queste relazioni, non solo di quelle con i clienti, porta benefici in termini di profitti e reputazione a tutti gli attori del sistema.

Un software come Online Procurement dotato delle utili funzionalità illustrate consente di promuovere una cultura fondata sulla comunicazione proattiva, sulla trasparenza, sulla coerenza e sulla condivisione delle conoscenze, per fidelizzare realmente i partner nel lungo termine realizzando una Supplier Collaboration che generi reale valore.

Sales Manager – DigitalPA