Domande e Risposte sul software Online Procurement per la gestione del Source-To-Pay

Informazioni Generali

Esiste un sistema di messaggistica interno?

Il sistema di messaggistica interno di Online Procurement consente di gestire la comunicazione interna in maniera centralizzata e funzionale al risparmio di tempo e risorse. Il sistema è integrato e trasversale a tutte le aree della piattaforma consentendo di controllare in maniera centralizzata le comunicazioni con tutti gli stakeholder, inclusi eventuali soggetti terzi non necessariamente coinvolti nell’approvvigionamento.

Come vengono gestite le comunicazioni con il fornitore?

La piattaforma consente di gestire le comunicazioni con i fornitori attraverso un sistema di messaggistica diretta, integrato con il sistema di notifiche relativo alle scadenze. La comunicazione avviene direttamente all’interno dell’applicativo e può riguardare, ad esempio, richieste di delucidazioni e di documentazione. I documenti ricevuti attraverso la messaggistica sono automaticamente integrati e conservati nello specifico fascicolo della procedura. Questa funzionalità consente di visualizzare la cronologia delle comunicazioni con i key supplier e i fornitori, mantenendo lo storico delle conversazioni.

Il sistema invia notifiche e promemoria?

Le funzionalità della suite Online Procurement sono inscindibili da un sistema di gestione di notifiche e avvisi automatici puntuali e precisi, necessari per un’esecuzione contrattuale impeccabile. Grazie alle notifiche smart, configurabili a seconda degli eventi, è possibile ricevere avvisi e promemoria su qualsiasi evento, ad esempio per la scadenza dei contratti o per specifici documenti da aggiornare e vengono smistate in automatico in base ai referenti configurati per ciascuna area di responsabilità. Le notifiche sono configurabili anche per i fornitori.

La piattaforma gestisce accessi multi-azienda?

La piattaforma può essere configurata per gestire il multi-azienda. Ogni società può gestire il proprio organigramma attribuendo al personale specifici permessi e livelli di azione all’interno delle applicazioni e del processo di approvvigionamento. Gli uffici acquisti delle aziende possono gestire in totale autonomia i propri acquisti e le proprie contrattazioni, condividendo ove previsto l’elenco completo dei supplier. Il multi-azienda è la soluzione per centralizzare gli acquisti e i dati di tutte quelle aziende che vantano uffici acquisti dislocati in tutto il mondo, garantendo inoltre uno standard nel processo di contrattazione.

In quali lingue è disponibile la piattaforma?

La suite Online Procurement nasce multilingua! Tutta l’applicazione e la manualistica sono attualmente disponibili in inglese, italiano, spagnolo. L’applicativo può su richiesta gestire ulteriori lingue, compreso l’arabo.

Quanto tempo è necessario per attivare la piattaforma?

I tempi medi di installazione e consegna del software sono circa 7 giorni lavorativi. Qualora sia richiesta una configurazione personalizzata, le tempistiche saranno valutate e concordate con il buyer, per garantire comunque tempi di attivazione rapidi e in linea con le esigenze del cliente.

Come si accede alla Piattaforma?

Online Procurement è accessibile via browser e non comporta nessun onere di installazione per l’azienda acquirente. Sia lato buyer che fornitore l’accesso è disponibile 24h/24 da ogni tipologia di device (desktop, tablet e mobile).

La piattaforma può essere usata anche per gestire gare e appalti in capo a Pubbliche Amministrazioni?

Gare e appalti in capo a Pubbliche Amministrazioni sono gestibili attraverso il software Acquisti Telematici sviluppato da DigitalPA intorno alle esigenze di stazioni appaltanti esigenti e attente al dettaglio.

Sono inclusi supporto tecnico e assistenza?

Una soluzione completa e affidabile come Online Procurement non può prescindere da supporto tecnico e assistenza a 5 stelle. Il nostro team di specialisti assicura e garantisce un supporto immediato assolutamente inclusi nel canone di utilizzo della piattaforma.

Qualora sia necessario un supporto più strategico per la gestione di sistemi di rotazione o dei rilanci per la richiesta di offerte migliorative DigitalPA offre anche consulenza specializzata preventivabile separatamente.

Come funziona la ricerca di procedure specifiche e informazioni all’interno della piattaforma?

Qualsiasi dato inserito nella piattaforma Online Procurement può essere ricercato attraverso filtri di ricerca che operano a livello globale che consento di trovare documenti, conversazioni e contratti specificamente riconducibili a una procedura.

Chi gestisce l’infrastruttura IT?

L’attività di gestione della piattaforma hardware, del software, della manutenzione software, del salvataggio dei dati e tutte le attività tecniche legate all’infrastruttura sono a carico di DigitalPA. I dati trattati nelle piattaforme software sono proprietà del Cliente e sono integralmente scaricabili dai pannelli gestionali in formati standard aperti (*.xml, *.json, *.csv), o attraverso dei backup interamente navigabili con struttura web based. Nel servizio è compreso il supporto tecnico erogato tramite Help Desk.

I Server dedicati, sono dislocati in Italia presso rack proprietari ospitati presso i Datacenter di Aruba ad Arezzo e Milano, certificati dai rigorosi Standard ISO 9001 e 27001 a garanzia di un’infrastruttura sicura a livello informatico e gestionale, e quindi della totale integrità e riservatezza dei dati trattati.

Quali funzionalità comprende la suite Online Procurement?

Online Procurement è la soluzione Source-to-Pay che consente di gestire in maniera completamente digitale e automatizzata l’intero il processo di approvvigionamento, dalla creazione delle richieste di offerta fino alla valutazione delle performance di fornitori e dei processi stessi.
Le macro-funzionalità incluse nella suite sono:

  • Creazione di eventi negoziali
  • Comparazione delle offerte
  • Acquisto a partire da richieste di offerta o da un catalogo elettronico
  • Accesso a un Supplier Portal globale con fornitori pre-qualificati
  • Selezione dei fornitori
  • Gestione di relazioni
  • Gestione dei contratti con i fornitori
  • Analisi dei dati e loro utilizzo strategico per pianificare gli acquisti

Come funziona Online Procurement e cosa consente di fare?

Online Procurement è una piattaforma modulare disponibile in modalità Saas (Software as a Service) e Cloud accessibile via browser da qualsiasi device (desktop, tablet e mobile). Il software è funzionale ad una gestione performante di acquisiti e fornitori. Nello specifico, i diversi moduli della suite consentono di gestire in maniera semplice gli ordini, avere controllo real-time sulla spesa, pianificare la spesa in maniera strategica, selezionare e gestire i fornitori più efficientemente garantendo maggiore standardizzazione delle procedure e della contrattualistica.

Sono disponibili materiali di supporto per l’utilizzo del software di e-Procurement?

DigitalPA mette a disposizione diversi manuali in multilingua e video guide per l’auto-apprendimento all’utilizzo del software. Il nostro team di esperti supporta il personale dell’azienda e il Procurement Officer con sessioni formative live e consulenze dedicate. Abbiamo aiutato centinaia di aziende nella digitalizzazione dei processi di approvvigionamento, ne conosciamo le problematiche e abbiamo tutto il know-how per supportavi nella soluzione più adatta.

C’è un repository sicuro per conservare tutte le offerte fino all’apertura ufficiale?

Le offerte presentate negli eventi negoziali inseriti nella piattaforma Online Procurement sono conservate in un repository sicuro e protette dal protocollo registrato di Inviolabilità dell’offerta telematica ©. Il protocollo garantisce una leale competizione tra i fornitori in quanto nega a chiunque l’accesso alle offerte già presentate, impedendo che vengano divulgate le strategie dei concorrenti prima che ufficialmente vengano valutate le offerte.

La sicurezza della piattaforma è confermata inoltre dall’applicazione degli Standard ISO/IEC 27001 per la gestione dell’integrità e della riservatezza dei dati trattati.

È possibile monitorare la Supply Chain?

Online Procurement consente di consultare costantemente lo stato dei processi di acquisto e spesa gestiti attraverso la piattaforma. Tutte le operazioni di reporting e analisi sono sempre disponibili e offrono dati reali-time aggiornati per un monitoraggio preciso e funzionale all’ottimizzazione costante.

È possibile suddividere la negoziazione in diversi stadi?

Assolutamente sì, il Buyer può utilizzare diversi modelli di negoziazione e definire gli stadi di valutazione della negoziazione. Può decidere, ad esempio, se esaminare separatamente la documentazione amministrativa e tecnica (se presente) e successivamente la documentazione economico/commerciale. Il sistema offre automatismi per agevolare il processo, e valutare step-by-step solo i supplier che soddisfano le necessità.

Per la valutazione delle offerte è possibile coinvolgere valutatori esterni?

Per gli eventi di e-sourcing più complessi è possibile coinvolgere valutatori e consulenti esterni all’azienda e farsi supportare durante il processo di valutazione delle offerte. L’area valutatori consente di mantenere questo importante processo all’interno dell’applicazione standardizzando la procedura e velocizzando le comunicazioni.

Come funziona la valutazione delle offerte?

La valutazione delle offerte presentate all’interno della piattaforma avviene in base al setup definito dall’acquirente che può decidere di suddividere la valutazione in diversi stadi per comodità. Ogni fase può essere accompagnata da criteri quantitativi e/o discrezionali che aiutano il Procurement Officer e i suoi collaboratori ad individuare, anche con l’ausilio di automatismi, l’offerta più in linea con le esigenze aziendali.

È possibile gestire cataloghi, prodotti e listini?

Online Procurement velocizza la gestione degli acquisti ricorrenti attraverso la predisposizione di e-Catalog specificamente dedicati al caricamento di listini pre-stabiliti dall’acquirente e in cui il fornitore avrà caricato i proprio prodotti costruendo così un vero e proprio catalogo online consultabile e sfogliabile da tutti i dipartimenti aziendali.

Gli e-Catalog consentono di centralizzare il processo di ordine e acquisto con un costante risparmio in tempi di gestione e costi, partendo dalla ricerca con filtri personalizzati utili per individuare rapidamente il prodotto migliore, per poi procedere all’acquisto in un click.

Tra i vantaggi della gestione degli acquisti attraverso il catalogo è molto funzionale la presenza di sistemi di importazione ed esportazione massiva utile per il setup quanto per gli aggiornamenti sia da parte del buyer che del fornitore.

È possibile interfacciare Online Procurement con sistemi ERP?

La suite Online Procurement può essere interfacciata con diversi software ERP già in utilizzo presso i clienti, come ad esempio SAP. Tali interfacciamenti non richiedono modifiche ai sistemi presenti ma si adattano alle specifiche esigenze aziendali. L’infrastruttura IT e l’esperienza pluriennale dei nostri sviluppatori software, ha reso possibile l’integrazione con diversi sistemi gestiti da terzi.

Come funzionano i rilanci sulle offerte?

A fronte della necessità da parte dell’acquirente di attivare una procedura di rilancio sulle offerte ricevute, i fornitori selezionati per quella negoziazione possono presentare una nuova offerta migliorativa.

Quali negoziazioni è possibile gestire?

Con Online Procurement è possibile gestire diverse tipologie di negoziazione e diversi criteri di aggiudicazione (es. massimo ribasso, economicamente più vantaggiosa). A seconda del criterio selezionato in fase di setup, il sistema è in grado di identificare il fornitore in linea con i criteri indicati. È possibile gestire anche ordini ricorrenti, richieste di preventivo e richieste di informazioni.

Come funziona l’onboarding dei supplier?

Onlineprocurement agevola il processo di onboarding dei supplier, grazie ad un sistema avanzato di ricerca che consente di identificare il fornitore più in linea con le richieste di acquisto, e di utilizzare workflow standardizzati per l’invito alla presentazione delle offerte in caso di negoziazioni o procedure complesse, garantendo la massima collaborazione e una comunicazione trasparente.

È possibile fare Vendor Scouting?

Assolutamente sì: Online Procurement accelera il processo di individuazione dei fornitori in linea con le esigenze aziendali e il Vendor Scouting è uno dei maggiori punti di forza della suite. La ricerca intuitiva e funzionale integrata al Supplier Portal, sistema centralizzato di aggregazione globale di Fornitori, consente ai Buyer l’accesso a un ampio network di Supplier pre-qualificati in tutti i principali ambiti merceologici. I vantaggi di questo sistema sono collaborazioni stabili e nuove opportunità di risparmio attraverso l’acquisizione di beni e servizi ad un prezzo più vantaggioso.

Come funziona il Vendor Rating?

La funzionalità di Vendor Rating, parte del modulo Supplier Relationship Management della suite, consente eseguire la valutazione delle performance dei fornitori con modalità altamente customizzate per ciascuna azienda. Nello specifico, Online Procurement consente di monitorare tramite automatismi personalizzabili specifici KPI di valutazione validi e significativi per quella specifica azienda. I KPI per il Vendor Rating sono tantissimi e variano di settore in settore, tuttavia possono essere ricondotti ad alcune macro-are come qualità della fornitura, caratteristiche della consegna e naturalmente prezzo.

Questo monitoraggio può essere accompagnato dalla configurazione di questionari dinamici e checklist da sottoporre periodicamente ai fornitori in base ai bisogni aziendali.

È possibile personalizzare i form di qualifica del fornitore?

Sì, è possibile personalizzare i form di qualifica del fornitore grazie ad un sistema avanzato di configurazione del Supplier Relationship Management che si adatta alle specifiche esigenze del Buyer. Sappiamo che l’identificazione del fornitore giusto, parte dal processo di qualificazione perciò richiedere i requisiti giusti in base alle esigenze aziendali sono le fondamenta per instaurare collaborazioni di successo.

Supporto e Assistenza

Sono inclusi supporto tecnico e assistenza?

Una soluzione completa e affidabile come Online Procurement non può prescindere da supporto tecnico e assistenza a 5 stelle. Il nostro team di specialisti assicura e garantisce un supporto immediato assolutamente inclusi nel canone di utilizzo della piattaforma.

Qualora sia necessario un supporto più strategico per la gestione di sistemi di rotazione o dei rilanci per la richiesta di offerte migliorative DigitalPA offre anche consulenza specializzata preventivabile separatamente.

Sono disponibili materiali di supporto per l’utilizzo del software di e-Procurement?

DigitalPA mette a disposizione diversi manuali in multilingua e video guide per l’auto-apprendimento all’utilizzo del software. Il nostro team di esperti supporta il personale dell’azienda e il Procurement Officer con sessioni formative live e consulenze dedicate. Abbiamo aiutato centinaia di aziende nella digitalizzazione dei processi di approvvigionamento, ne conosciamo le problematiche e abbiamo tutto il know-how per supportavi nella soluzione più adatta.

Costi e Servizi

È possibile implementare nuove funzionalità e richiedere personalizzazioni?

Online Procurement è un software ideato per essere modulabile e personalizzato in base alle esigenze del cliente.

L’implementazione di funzionalità del tutto nuove, o complementari a quelle esistenti, è imprescindibile nel percorso di ascolto e modellamento della piattaforma intorno ai processi e workflow specifici eseguiti in azienda. Dalla personalizzazione avanzata del Vendor Rating fino alle integrazioni con i software ERP già in uso in azienda DigitalPA si impegna costantemente nel trovare la soluzione più adatta alle esigenze più complesse.

È possibile personalizzare la grafica?

L’interfaccia grafica del software Online Procurement può essere personalizzata partendo da una brandizzazione della pagina di login con un inserimento del logo aziendale e l’utilizzo di una palette colori allineata con il brand. Il back-end gestionale invece può essere personalizzato previa separata preventivazione dell’attività.

Qual è il costo del software e quali sono i servizi compresi?

I canoni di acquisto mensili o annuali del software Online Procurement variano in base agli specifici moduli della piattaforma attivati per la gestione totale o parziale del processo di approvvigionamento.

I costi sono personalizzati in base a una valutazione omnicomprensiva delle esigenze relative alle funzionalità e ai servizi da attivare, delle dimensioni aziendali, delle necessità di formazione preliminare e della durata del rapporto contrattuale, nonché delle richieste di personalizzazione grafica e funzionale.

Domande e Risposte sul software Online Procurement per la gestione del Source-To-Pay

Informazioni Generali

Esiste un sistema di messaggistica interno?

Il sistema di messaggistica interno di Online Procurement consente di gestire la comunicazione interna in maniera centralizzata e funzionale al risparmio di tempo e risorse. Il sistema è integrato e trasversale a tutte le aree della piattaforma consentendo di controllare in maniera centralizzata le comunicazioni con tutti gli stakeholder, inclusi eventuali soggetti terzi non necessariamente coinvolti nell’approvvigionamento.

Come vengono gestite le comunicazioni con il fornitore?

La piattaforma consente di gestire le comunicazioni con i fornitori attraverso un sistema di messaggistica diretta, integrato con il sistema di notifiche relativo alle scadenze. La comunicazione avviene direttamente all’interno dell’applicativo e può riguardare, ad esempio, richieste di delucidazioni e di documentazione. I documenti ricevuti attraverso la messaggistica sono automaticamente integrati e conservati nello specifico fascicolo della procedura. Questa funzionalità consente di visualizzare la cronologia delle comunicazioni con i key supplier e i fornitori, mantenendo lo storico delle conversazioni.

Il sistema invia notifiche e promemoria?

Le funzionalità della suite Online Procurement sono inscindibili da un sistema di gestione di notifiche e avvisi automatici puntuali e precisi, necessari per un’esecuzione contrattuale impeccabile. Grazie alle notifiche smart, configurabili a seconda degli eventi, è possibile ricevere avvisi e promemoria su qualsiasi evento, ad esempio per la scadenza dei contratti o per specifici documenti da aggiornare e vengono smistate in automatico in base ai referenti configurati per ciascuna area di responsabilità. Le notifiche sono configurabili anche per i fornitori.

La piattaforma gestisce accessi multi-azienda?

La piattaforma può essere configurata per gestire il multi-azienda. Ogni società può gestire il proprio organigramma attribuendo al personale specifici permessi e livelli di azione all’interno delle applicazioni e del processo di approvvigionamento. Gli uffici acquisti delle aziende possono gestire in totale autonomia i propri acquisti e le proprie contrattazioni, condividendo ove previsto l’elenco completo dei supplier. Il multi-azienda è la soluzione per centralizzare gli acquisti e i dati di tutte quelle aziende che vantano uffici acquisti dislocati in tutto il mondo, garantendo inoltre uno standard nel processo di contrattazione.

In quali lingue è disponibile la piattaforma?

La suite Online Procurement nasce multilingua! Tutta l’applicazione e la manualistica sono attualmente disponibili in inglese, italiano, spagnolo. L’applicativo può su richiesta gestire ulteriori lingue, compreso l’arabo.

Quanto tempo è necessario per attivare la piattaforma?

I tempi medi di installazione e consegna del software sono circa 7 giorni lavorativi. Qualora sia richiesta una configurazione personalizzata, le tempistiche saranno valutate e concordate con il buyer, per garantire comunque tempi di attivazione rapidi e in linea con le esigenze del cliente.

Come si accede alla Piattaforma?

Online Procurement è accessibile via browser e non comporta nessun onere di installazione per l’azienda acquirente. Sia lato buyer che fornitore l’accesso è disponibile 24h/24 da ogni tipologia di device (desktop, tablet e mobile).

La piattaforma può essere usata anche per gestire gare e appalti in capo a Pubbliche Amministrazioni?

Gare e appalti in capo a Pubbliche Amministrazioni sono gestibili attraverso il software Acquisti Telematici sviluppato da DigitalPA intorno alle esigenze di stazioni appaltanti esigenti e attente al dettaglio.

Sono inclusi supporto tecnico e assistenza?

Una soluzione completa e affidabile come Online Procurement non può prescindere da supporto tecnico e assistenza a 5 stelle. Il nostro team di specialisti assicura e garantisce un supporto immediato assolutamente inclusi nel canone di utilizzo della piattaforma.

Qualora sia necessario un supporto più strategico per la gestione di sistemi di rotazione o dei rilanci per la richiesta di offerte migliorative DigitalPA offre anche consulenza specializzata preventivabile separatamente.

Come funziona la ricerca di procedure specifiche e informazioni all’interno della piattaforma?

Qualsiasi dato inserito nella piattaforma Online Procurement può essere ricercato attraverso filtri di ricerca che operano a livello globale che consento di trovare documenti, conversazioni e contratti specificamente riconducibili a una procedura.

Chi gestisce l’infrastruttura IT?

L’attività di gestione della piattaforma hardware, del software, della manutenzione software, del salvataggio dei dati e tutte le attività tecniche legate all’infrastruttura sono a carico di DigitalPA. I dati trattati nelle piattaforme software sono proprietà del Cliente e sono integralmente scaricabili dai pannelli gestionali in formati standard aperti (*.xml, *.json, *.csv), o attraverso dei backup interamente navigabili con struttura web based. Nel servizio è compreso il supporto tecnico erogato tramite Help Desk.

I Server dedicati, sono dislocati in Italia presso rack proprietari ospitati presso i Datacenter di Aruba ad Arezzo e Milano, certificati dai rigorosi Standard ISO 9001 e 27001 a garanzia di un’infrastruttura sicura a livello informatico e gestionale, e quindi della totale integrità e riservatezza dei dati trattati.

Quali funzionalità comprende la suite Online Procurement?

Online Procurement è la soluzione Source-to-Pay che consente di gestire in maniera completamente digitale e automatizzata l’intero il processo di approvvigionamento, dalla creazione delle richieste di offerta fino alla valutazione delle performance di fornitori e dei processi stessi.
Le macro-funzionalità incluse nella suite sono:

  • Creazione di eventi negoziali
  • Comparazione delle offerte
  • Acquisto a partire da richieste di offerta o da un catalogo elettronico
  • Accesso a un Supplier Portal globale con fornitori pre-qualificati
  • Selezione dei fornitori
  • Gestione di relazioni
  • Gestione dei contratti con i fornitori
  • Analisi dei dati e loro utilizzo strategico per pianificare gli acquisti

Come funziona Online Procurement e cosa consente di fare?

Online Procurement è una piattaforma modulare disponibile in modalità Saas (Software as a Service) e Cloud accessibile via browser da qualsiasi device (desktop, tablet e mobile). Il software è funzionale ad una gestione performante di acquisiti e fornitori. Nello specifico, i diversi moduli della suite consentono di gestire in maniera semplice gli ordini, avere controllo real-time sulla spesa, pianificare la spesa in maniera strategica, selezionare e gestire i fornitori più efficientemente garantendo maggiore standardizzazione delle procedure e della contrattualistica.

Sono disponibili materiali di supporto per l’utilizzo del software di e-Procurement?

DigitalPA mette a disposizione diversi manuali in multilingua e video guide per l’auto-apprendimento all’utilizzo del software. Il nostro team di esperti supporta il personale dell’azienda e il Procurement Officer con sessioni formative live e consulenze dedicate. Abbiamo aiutato centinaia di aziende nella digitalizzazione dei processi di approvvigionamento, ne conosciamo le problematiche e abbiamo tutto il know-how per supportavi nella soluzione più adatta.

C’è un repository sicuro per conservare tutte le offerte fino all’apertura ufficiale?

Le offerte presentate negli eventi negoziali inseriti nella piattaforma Online Procurement sono conservate in un repository sicuro e protette dal protocollo registrato di Inviolabilità dell’offerta telematica ©. Il protocollo garantisce una leale competizione tra i fornitori in quanto nega a chiunque l’accesso alle offerte già presentate, impedendo che vengano divulgate le strategie dei concorrenti prima che ufficialmente vengano valutate le offerte.

La sicurezza della piattaforma è confermata inoltre dall’applicazione degli Standard ISO/IEC 27001 per la gestione dell’integrità e della riservatezza dei dati trattati.

È possibile monitorare la Supply Chain?

Online Procurement consente di consultare costantemente lo stato dei processi di acquisto e spesa gestiti attraverso la piattaforma. Tutte le operazioni di reporting e analisi sono sempre disponibili e offrono dati reali-time aggiornati per un monitoraggio preciso e funzionale all’ottimizzazione costante.

È possibile suddividere la negoziazione in diversi stadi?

Assolutamente sì, il Buyer può utilizzare diversi modelli di negoziazione e definire gli stadi di valutazione della negoziazione. Può decidere, ad esempio, se esaminare separatamente la documentazione amministrativa e tecnica (se presente) e successivamente la documentazione economico/commerciale. Il sistema offre automatismi per agevolare il processo, e valutare step-by-step solo i supplier che soddisfano le necessità.

Per la valutazione delle offerte è possibile coinvolgere valutatori esterni?

Per gli eventi di e-sourcing più complessi è possibile coinvolgere valutatori e consulenti esterni all’azienda e farsi supportare durante il processo di valutazione delle offerte. L’area valutatori consente di mantenere questo importante processo all’interno dell’applicazione standardizzando la procedura e velocizzando le comunicazioni.

Come funziona la valutazione delle offerte?

La valutazione delle offerte presentate all’interno della piattaforma avviene in base al setup definito dall’acquirente che può decidere di suddividere la valutazione in diversi stadi per comodità. Ogni fase può essere accompagnata da criteri quantitativi e/o discrezionali che aiutano il Procurement Officer e i suoi collaboratori ad individuare, anche con l’ausilio di automatismi, l’offerta più in linea con le esigenze aziendali.

È possibile gestire cataloghi, prodotti e listini?

Online Procurement velocizza la gestione degli acquisti ricorrenti attraverso la predisposizione di e-Catalog specificamente dedicati al caricamento di listini pre-stabiliti dall’acquirente e in cui il fornitore avrà caricato i proprio prodotti costruendo così un vero e proprio catalogo online consultabile e sfogliabile da tutti i dipartimenti aziendali.

Gli e-Catalog consentono di centralizzare il processo di ordine e acquisto con un costante risparmio in tempi di gestione e costi, partendo dalla ricerca con filtri personalizzati utili per individuare rapidamente il prodotto migliore, per poi procedere all’acquisto in un click.

Tra i vantaggi della gestione degli acquisti attraverso il catalogo è molto funzionale la presenza di sistemi di importazione ed esportazione massiva utile per il setup quanto per gli aggiornamenti sia da parte del buyer che del fornitore.

È possibile interfacciare Online Procurement con sistemi ERP?

La suite Online Procurement può essere interfacciata con diversi software ERP già in utilizzo presso i clienti, come ad esempio SAP. Tali interfacciamenti non richiedono modifiche ai sistemi presenti ma si adattano alle specifiche esigenze aziendali. L’infrastruttura IT e l’esperienza pluriennale dei nostri sviluppatori software, ha reso possibile l’integrazione con diversi sistemi gestiti da terzi.

Come funzionano i rilanci sulle offerte?

A fronte della necessità da parte dell’acquirente di attivare una procedura di rilancio sulle offerte ricevute, i fornitori selezionati per quella negoziazione possono presentare una nuova offerta migliorativa.

Quali negoziazioni è possibile gestire?

Con Online Procurement è possibile gestire diverse tipologie di negoziazione e diversi criteri di aggiudicazione (es. massimo ribasso, economicamente più vantaggiosa). A seconda del criterio selezionato in fase di setup, il sistema è in grado di identificare il fornitore in linea con i criteri indicati. È possibile gestire anche ordini ricorrenti, richieste di preventivo e richieste di informazioni.

Come funziona l’onboarding dei supplier?

Onlineprocurement agevola il processo di onboarding dei supplier, grazie ad un sistema avanzato di ricerca che consente di identificare il fornitore più in linea con le richieste di acquisto, e di utilizzare workflow standardizzati per l’invito alla presentazione delle offerte in caso di negoziazioni o procedure complesse, garantendo la massima collaborazione e una comunicazione trasparente.

È possibile fare Vendor Scouting?

Assolutamente sì: Online Procurement accelera il processo di individuazione dei fornitori in linea con le esigenze aziendali e il Vendor Scouting è uno dei maggiori punti di forza della suite. La ricerca intuitiva e funzionale integrata al Supplier Portal, sistema centralizzato di aggregazione globale di Fornitori, consente ai Buyer l’accesso a un ampio network di Supplier pre-qualificati in tutti i principali ambiti merceologici. I vantaggi di questo sistema sono collaborazioni stabili e nuove opportunità di risparmio attraverso l’acquisizione di beni e servizi ad un prezzo più vantaggioso.

Come funziona il Vendor Rating?

La funzionalità di Vendor Rating, parte del modulo Supplier Relationship Management della suite, consente eseguire la valutazione delle performance dei fornitori con modalità altamente customizzate per ciascuna azienda. Nello specifico, Online Procurement consente di monitorare tramite automatismi personalizzabili specifici KPI di valutazione validi e significativi per quella specifica azienda. I KPI per il Vendor Rating sono tantissimi e variano di settore in settore, tuttavia possono essere ricondotti ad alcune macro-are come qualità della fornitura, caratteristiche della consegna e naturalmente prezzo.

Questo monitoraggio può essere accompagnato dalla configurazione di questionari dinamici e checklist da sottoporre periodicamente ai fornitori in base ai bisogni aziendali.

È possibile personalizzare i form di qualifica del fornitore?

Sì, è possibile personalizzare i form di qualifica del fornitore grazie ad un sistema avanzato di configurazione del Supplier Relationship Management che si adatta alle specifiche esigenze del Buyer. Sappiamo che l’identificazione del fornitore giusto, parte dal processo di qualificazione perciò richiedere i requisiti giusti in base alle esigenze aziendali sono le fondamenta per instaurare collaborazioni di successo.

Supporto e Assistenza

Sono inclusi supporto tecnico e assistenza?

Una soluzione completa e affidabile come Online Procurement non può prescindere da supporto tecnico e assistenza a 5 stelle. Il nostro team di specialisti assicura e garantisce un supporto immediato assolutamente inclusi nel canone di utilizzo della piattaforma.

Qualora sia necessario un supporto più strategico per la gestione di sistemi di rotazione o dei rilanci per la richiesta di offerte migliorative DigitalPA offre anche consulenza specializzata preventivabile separatamente.

Sono disponibili materiali di supporto per l’utilizzo del software di e-Procurement?

DigitalPA mette a disposizione diversi manuali in multilingua e video guide per l’auto-apprendimento all’utilizzo del software. Il nostro team di esperti supporta il personale dell’azienda e il Procurement Officer con sessioni formative live e consulenze dedicate. Abbiamo aiutato centinaia di aziende nella digitalizzazione dei processi di approvvigionamento, ne conosciamo le problematiche e abbiamo tutto il know-how per supportavi nella soluzione più adatta.

Costi e Servizi

È possibile implementare nuove funzionalità e richiedere personalizzazioni?

Online Procurement è un software ideato per essere modulabile e personalizzato in base alle esigenze del cliente.

L’implementazione di funzionalità del tutto nuove, o complementari a quelle esistenti, è imprescindibile nel percorso di ascolto e modellamento della piattaforma intorno ai processi e workflow specifici eseguiti in azienda. Dalla personalizzazione avanzata del Vendor Rating fino alle integrazioni con i software ERP già in uso in azienda DigitalPA si impegna costantemente nel trovare la soluzione più adatta alle esigenze più complesse.

È possibile personalizzare la grafica?

L’interfaccia grafica del software Online Procurement può essere personalizzata partendo da una brandizzazione della pagina di login con un inserimento del logo aziendale e l’utilizzo di una palette colori allineata con il brand. Il back-end gestionale invece può essere personalizzato previa separata preventivazione dell’attività.

Qual è il costo del software e quali sono i servizi compresi?

I canoni di acquisto mensili o annuali del software Online Procurement variano in base agli specifici moduli della piattaforma attivati per la gestione totale o parziale del processo di approvvigionamento.

I costi sono personalizzati in base a una valutazione omnicomprensiva delle esigenze relative alle funzionalità e ai servizi da attivare, delle dimensioni aziendali, delle necessità di formazione preliminare e della durata del rapporto contrattuale, nonché delle richieste di personalizzazione grafica e funzionale.

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