I Benefici della Supplier CollaborationArticolo di approfondimento ● 16 Luglio 2021

Benefici utilizzo del Software per la gestione della Supplier Collaboration - Online Procurement

Le aziende alla ricerca di forniture, fino a poco tempo fa, adottavano un approccio transazionale agli acquisti, basato solo sulla variabile economica e sul taglio dei costi, fallace per i suoi limiti intrinseci e incapace di generare valore reale.

Oggi, la centralità del contributo dei fornitori porta al superamento di questo approccio e i Buyer gestiscono il rapporto con i supplier in maniera collaborativa e sempre più strategica.

I principali fattori che incidono sulla centralità del fornitore sono:

  • La necessità di avere forniture flessibili e di alta qualità
  • L’innovazione di prodotto
  • Il coinvolgimento nella catena del valore del produttore
  • Il coinvolgimento nella R&S del prodotto

Infine, diventa sempre più pressante la necessità di incrementare il numero delle fonti di approvvigionamento e trovare fornitori geograficamente prossimi e in grado di garantire la consegna immediata.

Per incrementare il valore della produzione e massimizzare i profitti, occorre, quindi, puntare su strategie di partnership (orizzontale, verticale o mista) capaci di integrarsi totalmente con i processi e le necessità del business.

Cosa fa la differenza nella costruzione di partnership sostenibili e di valore?

Per migliorare il livello del servizio e rafforzare i processi di approvvigionamento occorre adottare un nuovo paradigma più inclusivo e proattivo. Questo nuovo approccio guarda oltre gli acquisti, e ambisce a stabilire relazioni a lungo termine tendenti a innovazione, completa automatizzazione e digitalizzazione dei processi, e al miglioramento della qualità dei prodotti o servizi.
La collaborazione attiva con i fornitori passa, in maniera imprescindibile, attraverso il suo stesso efficientamento digitale, ovvero l’utilizzo di avanzati software di Procurement capaci di ottimizzare non solo le forniture, ma anche il processo di selezione dei fornitori e le comunicazioni che accompagnano tutti i processi, dall’onboarding fino al post-acquisto.

Infografica fasi Procurement: Pianificazione, Collaborazione, Richiesta e Valutazione, Semplificazione, Analisi, Esecuzione.

La sfida diventa perciò trovare un software completo, capace di automatizzare il più possibile i processi e di integrare la gestione di tutti i fornitori con molteplici benefici così riassumibili:

  • Individuazione più efficace ed efficiente delle forniture capaci di generare valore.
  • Collaborazione a lungo termine tra tutti gli attori coinvolti nell’intera catena di approvvigionamento.

La definizione degli obiettivi tra strategia e operatività

I benefici della collaborazione nella catena di approvvigionamento sono molti, tuttavia prima di stabilire partnership proficue attraverso un software di Supplier Management efficace, è necessario individuare chiaramente gli obiettivi che si intende perseguire per poter misurare i risultati ottenuti attraverso l’implementazione dei nuovi strumenti di gestione della Governance aziendale.

L’adozione di nuovi strumenti è preceduta da un profondo mutamento nella cultura organizzativa aziendale che deve essere condivisa e partecipata da tutti gli attori del sistema.

Il punto di partenza è adottare un software adeguato ad automatizzare la collaborazione e migliorare il ciclo di vita gestionale sia dal punto di vista strategico, sia operativo.

Innovare la Supplier Collaboration per massimizzare il valore del Procurement

Un applicativo completo e focalizzato sulla valorizzazione della Supplier Collaboration consente di cambiare radicalmente i principali processi legati agli approvvigionamenti:

  • Supplier Onboarding: un software di procurement efficiente offre, prima di tutto, un supporto concreto durante la fase di onboarding dei fornitori, riducendo lo sforzo iniziale di trovare forniture di qualità. In questa fase è molto importante partire dalla segmentazione dei supplier che consenta di fare ricerche più veloci basate su specifici attributi del prodotto o servizio, oppure su tag dei fornitori personalizzabili. Partendo da una consulenza personalizzata sul Category Management, la piattaforma viene infatti configurata per offrire un portale di registrazione del fornitore totalmente costruito intorno alle esigenze del Buyer, con notevole risparmio di tempo sia per il fornitore sia per l’acquirente.
  • Supplier e Contract Management: l’interazione di diversi moduli software consente di offrire incentivi alla Supplier Collaboration attraverso la semplificazione dei processi di richiesta di offerta, negoziazione e ordine, gestibili con le funzionalità di e-Sourcing o con i Cataloghi elettronici. Processi più veloci gestiti attraverso un software facile da usare, che con automatismi porta dall’evento di Sourcing fino al Contract Management, con benefici notevoli in termini di compliance e standardizzazione delle procedure.
Benefici della Supplier Collaboration. segmentazione, qualificazione, valutazione - Online Procurement
  • Flussi informativi e sistema di feedback: una volta che i supplier sono stati inseriti nel pool dell’azienda, la vera e propria comunicazione avviene in uno spazio di lavoro online separato e riservato che consente di semplificare e standardizzare i flussi informativi con i fornitori. Una comunicazione efficace, stimolata e automatizzata dal software, è capace di trasmettere non solo informazioni e trasparenza, ma anche aspettative e feedback bidirezionale per creare sempre di più un clima di fiducia e responsabilità reciproca. Offrire formali incentivi al feedback è molto più produttivo che affidarsi a meccanismi informali, e porta a una relazione con i fornitori più attiva e coinvolta nel lungo periodo.
  • Vendor Rating e Monitoraggio: specifici moduli del software consentono di implementare un modello di governance incentrato sulle prestazioni e sul monitoraggio di tutte le fasi dei processi di approvvigionamento. Punto di partenza di un’analisi efficace è la definizione dei criteri e dei KPI, per poi affidarsi alla loro esecuzione automatizzata nella fase di valutazione e Vendor Rating, funzionali a un’identificazione semplice e immediata di punti di forza e di debolezza. Inoltre il software promuove la knowledge sharing e, grazie a dashboard strutturate e personalizzabili e all’analisi dei dati in tempo reale, si conseguono eccellenti risultati in termini di collaborazione, maggiore controllo e maggiore reattività. I vantaggi diventano esponenziali quando la suite di procurement dialoga con altri sistemi utilizzati in azienda, ad esempio con i sistemi ERP, che una volta interfacciati con il software di e-procurement consentono aggiornamenti automatici e garantiscono il completo controllo dell’intero workflow.
Monitoraggio Performance Suppliers - Online Procurement

Avere accesso digitale a un ampio pool di fornitori pre-qualificati e, allo stesso tempo, nutrire relazioni stabili con i key supplier rendendoli veri e propri partner consente di costruire una rete solida che garantisce flessibilità e maggiore efficienza operativa. Le aziende, infatti, devono essere pronte a innovare velocemente e cambiare fornitori in caso di shock di mercato imprevisti.

Inoltre, avere cura di queste relazioni, non solo di quelle con i clienti, porta benefici in termini di profitti e reputazione a tutti gli attori del sistema.

Un software come Online Procurement dotato delle utili funzionalità illustrate consente di promuovere una cultura fondata sulla comunicazione proattiva, sulla trasparenza, sulla coerenza e sulla condivisione delle conoscenze, per fidelizzare realmente i partner nel lungo termine realizzando una Supplier Collaboration che generi reale valore.

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Maena Murgia - Sales Manager DigitalPA

Dott.ssa Maena MurgiaSales Manager - DigitalPA

L’autrice

Specializzata in Procurement e Spend Management, guida i Clienti nell’implementazione di soluzioni innovative che favoriscano risultati quantificabili nel processo d’acquisto.

Laureata in Public Relations, ha maturato oltre 10 anni di esperienza nel ruolo di Responsabile Relazioni esterne e New Business Development, ha svolto incarichi come Docente di Comunicazione aziendale fino a ricoprire la posizione di Responsabile CRM, Customer Satisfaction e Marketing Communication Management.

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