Domande e Risposte sul software Online Procurement per la gestione del Source-To-Pay

La valutazione delle offerte presentate all’interno della piattaforma avviene in base al setup definito dall’acquirente che può decidere di suddividere la valutazione in diversi stadi per comodità. Ogni fase può essere accompagnata da criteri quantitativi e/o discrezionali che aiutano il Procurement Officer e i suoi collaboratori ad individuare, anche con l’ausilio di automatismi, l’offerta più in linea con le esigenze aziendali.

La gestione della spesa, o spend management, racchiude tutte le attività che un’impresa svolge per analizzare l’approvvigionamento di beni e servizi nel suo complesso e ridurre inefficienze, sprechi – tra cui le spese maverick – ed errori, con l’obiettivo di ottimizzare processi e risultati, senza intaccare la compliance.

Per fare ciò, i CPO e i loro collaboratori nell’ufficio acquisti raccolgono ed elaborano dati relativi ai fabbisogni delle diverse sedi, uffici e dipartimenti, definendo le categorie e i piani di spesa, per attuare una vera e propria strategia che massimizzi il valore del procurement e lo allinei agli obiettivi di business dell’azienda.

Una suite end-to-end come Online Procurement rende possibile una pianificazione e una gestione efficiente delle spese perché dona agli uffici acquisti completa visibilità sullo spending, sulla rete di fornitori e sulla contratti, tutto in un’unica piattaforma. Il risultato: più risparmio, mitigazione dei rischi e processi di procurement ottimali.

Compra e spendi meglio con Online Procurement

Il sistema di messaggistica interno di Online Procurement consente di gestire la comunicazione interna in maniera centralizzata e funzionale al risparmio di tempo e risorse. Il sistema è integrato e trasversale a tutte le aree della piattaforma, consentendo di controllare in maniera centralizzata le comunicazioni con tutti gli stakeholder, inclusi eventuali soggetti terzi non necessariamente coinvolti nell’approvvigionamento.

Online Procurement velocizza la gestione degli acquisti ricorrenti attraverso la predisposizione di e-Catalog specificamente dedicati al caricamento di listini pre-stabiliti dall’acquirente, in cui il fornitore avrà caricato i proprio prodotti, costruendo così un vero e proprio catalogo online consultabile e sfogliabile da tutti i dipartimenti aziendali.

Gli e-Catalog consentono di centralizzare il processo di ordine e acquisto con un costante risparmio in tempi di gestione e costi, partendo dalla ricerca con filtri personalizzati utili per individuare rapidamente il prodotto migliore, per poi procedere all’acquisto in un click.

Tra i vantaggi della gestione degli acquisti attraverso il catalogo, è molto funzionale la presenza di sistemi di importazione ed esportazione massiva, utile per il setup quanto per gli aggiornamenti sia da parte del buyer che del fornitore.

La gestione delle categorie, o category management, fa riferimento a una delle attività strategiche delle funzioni acquisti più strutturate: l’approvvigionamento viene segmentato in differenti categorie di prodotti o servizi simili o correlati, ognuna delle quali viene poi gestita e ottimizzata separatamente, dando priorità alle categorie più importanti per il core business dell’azienda.

Il compito dei Category Manager è dunque quello di essere degli esperti nella categoria di riferimento, attraverso l’analisi del mercato, dei rischi di fornitura, dei trend e dei i fornitori, attuando strategie di ottimizzazione dei processi e dei costi.

La piattaforma consente di gestire le comunicazioni con i fornitori attraverso un sistema di messaggistica diretta, integrato con il sistema di notifiche relativo alle scadenze. La comunicazione avviene direttamente all’interno dell’applicativo e può riguardare, ad esempio, richieste di delucidazioni e di documentazione. I documenti ricevuti attraverso la messaggistica sono automaticamente integrati e conservati nello specifico fascicolo della procedura. Questa funzionalità consente di visualizzare la cronologia delle comunicazioni con i key supplier e i fornitori, mantenendo lo storico delle conversazioni.

La suite Online Procurement si integra con i principali software ERP, come SAP e Oracle. Il flusso di dati continuo tra i due sistemi consente di avere un’unica “source of truth” aziendale centralizzata contenente informazioni verificate e aggiornate relative a ordini di acquisto, fornitori, fatture e transazioni.

Gli esperti IT DigitalPA provvederanno a integrare Online Procurement con l’ERP in uso all’azienda, assicurando l’allineamento tra i due sistemi.

Con Procurement Intelligence si intende l’insieme dei dati, generalmente sintetizzati in grafici e statistiche, relativo a tutti i processi di procurement, sulla base dei quali i buyer possono prendere decisioni migliori e trasformare tali report in azioni mirate alla razionalizzazione della spesa.

Le informazioni che costituiscono la Procurement Intelligence non comprendono tuttavia soltanto le “spend analytics”, ovvero le analitiche sulla spesa, ma anche i dati sulle filiere di fornitura, sui mercati in cui si opera e sulla performance dei fornitori, senza dimenticare le previsioni sulle spese totali e per dipartimento.

Il modulo Procurement Intelligence fornisce alla funzione acquisti una panoramica completa e personalizzabile, contenente tutte le statistiche sui fornitori e sulle procedure gestite, per individuare velocemente le opportunità di risparmio e ottimizzare i processi source-to-pay.

Le funzionalità della suite Online Procurement sono inscindibili da un sistema di gestione di notifiche e avvisi automatici puntuali e precisi, necessari per un’esecuzione contrattuale impeccabile. Grazie alle notifiche smart, configurabili a seconda degli eventi, è possibile ricevere avvisi e promemoria su qualsiasi evento, ad esempio per la scadenza dei contratti o per specifici documenti da aggiornare e vengono smistate in automatico in base ai referenti configurati per ciascuna area di responsabilità. Le notifiche sono configurabili anche per i fornitori.

A fronte della necessità da parte dell’acquirente di attivare una procedura di rilancio sulle offerte ricevute, i fornitori selezionati per quella negoziazione possono presentare una nuova offerta migliorativa.

La piattaforma può essere configurata per gestire il multi-azienda. Ogni società può gestire il proprio organigramma attribuendo al personale specifici permessi e livelli di azione all’interno delle applicazioni e del processo di approvvigionamento. Gli uffici acquisti delle aziende possono gestire in totale autonomia i propri acquisti e le proprie contrattazioni, condividendo ove previsto l’elenco completo dei supplier. Il multi-azienda è la soluzione per centralizzare gli acquisti e i dati di tutte quelle aziende che vantano uffici acquisti dislocati in tutto il mondo, garantendo inoltre uno standard nel processo di contrattazione.

Con Online Procurement è possibile gestire diverse tipologie di negoziazione e diversi criteri di aggiudicazione (es. massimo ribasso, economicamente più vantaggiosa). A seconda del criterio selezionato in fase di setup, il sistema è in grado di identificare il fornitore in linea con i criteri indicati. È possibile gestire anche ordini ricorrenti, richieste di preventivo e richieste di informazioni.

La suite Online Procurement nasce multilingua. Sia i moduli della piattaforma che la manualistica sono attualmente disponibili in inglese, italiano, spagnolo. Su richiesta, l’applicativo può gestire ulteriori lingue: contattaci per richieste specifiche.

Online Procurement consente di ottimizzare e di personalizzare il processo di onboarding dei fornitori, attraverso la personalizzazione degli iter di qualifica. A seconda delle categorie di iscrizione, sarà possibile richiedere al fornitore di attestare il possesso di requisiti e certificazioni relative alla compliance alle normative di settore e ai criteri ESG, oltre che determinare il livello di rischio.

Per il fornitore il processo risulta semplice e intuitivo, attraverso la compilazione guidata step-by-step di un modulo online.

I tempi di installazione e consegna del software vengono definiti in base ai requisiti concordati. In caso di configurazioni personalizzate, le tempistiche saranno valutate e condivise con il buyer, con l’obiettivo di garantire attivazioni rapide e perfettamente allineate alle esigenze del cliente.

Assolutamente sì. Grazie a Vendor Network 360, incluso nel modulo Supplier Management di Online Procurement, hai accesso a una funzionalità avanzata e gratuita di vendor scouting digitale tra oltre 140.000 imprese e professionisti.
Il potente motore di ricerca ti permette di individuare in pochi click i fornitori più adatti, già prequalificati e attivi nei principali ambiti merceologici.
Tutto avviene in un ambiente centralizzato e intuitivo, direttamente dalla tua piattaforma di e-procurement.

Con questa modalità:

• risparmi tempo nella selezione dei partner giusti

• aumenti le opportunità di collaborazione stabile e vantaggiosa

• ottimizzi i costi di acquisto, grazie a una visione ampia e comparabile del mercato

Vuoi migliorare la qualità delle forniture e generare nuovo valore per la tua organizzazione? Contattaci per una demo personalizzata.

L’attività di gestione della piattaforma hardware, del software, della manutenzione software, del salvataggio dei dati e tutte le attività tecniche legate all’infrastruttura sono a carico di DigitalPA. I dati trattati nelle piattaforme software sono proprietà del Cliente e sono integralmente scaricabili dai pannelli gestionali in formati standard aperti (*.xml, *.json, *.csv), o attraverso dei backup interamente navigabili con struttura web based. Nel servizio è compreso il supporto tecnico erogato tramite Help Desk.

I Server dedicati sono dislocati in Italia presso rack proprietari ospitati presso i data center Oracle e Aruba, certificati dai rigorosi Standard ISO 9001 e 27001 a garanzia di un’infrastruttura di livello enterprise. I Cloud Provider qualificati assicurano la massima sicurezza a livello informatico e gestionale, e quindi la totale integrità e riservatezza dei dati trattati, oltre che la riduzione delle emissioni di CO2 nell’ottica di sostenibilità ambientale.

Il modulo dedicato al Vendor Rating della suite Online Procurement consente di:

• valutare il fornitore in fase di qualifica, assegnando un punteggio di compliance (normativa e/o ESG) e un livello di rischio sulla base delle informazioni e delle certificazioni inserite
• valutare il fornitore in fase di esecuzione contrattuale (qualità della fornitura, puntualità, prezzo e così via), con la creazione di campagne periodiche o ad hoc gestite tramite questionari e checklist

Le aziende possono personalizzare il sistema di rating sulla base delle proprie esigenze, selezionando gli indicatori di prestazione (KPI) da valutare, il peso dei singoli eventi e l’algoritmo di calcolo.

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Online Procurement è accessibile via browser e non comporta nessun onere di installazione per l’azienda acquirente. Sia lato buyer che fornitore l’accesso è disponibile 24h/24 da ogni tipologia di device (desktop, tablet e mobile).

Sì: scegliendo il modulo Supplier Management della suite, è possibile personalizzare i form di qualifica del fornitore attraverso l’inserimento di domande e requisiti specifici a seconda delle categorie di iscrizione.

Il fornitore dovrà semplicemente seguire il processo guidato di compilazione per step del form online e, al termine, inoltrare sul portale la propria richiesta di accreditamento.

Online Procurement è la soluzione Source-to-Pay che consente di gestire l’intero il processo di approvvigionamento in maniera completamente digitale e automatizzata, dalla creazione delle richieste di offerta fino alla valutazione delle performance di fornitori.
Le macro-funzionalità incluse nella suite sono:

• Gestione e selezione dei fornitori con iter di qualifica personalizzati
• Creazione di eventi negoziali (RdA, RdO, ordini diretti, ecc.)
• Comparazione delle offerte
• Acquisto a partire da richieste di offerta o da un catalogo elettronico
• Pianificazione degli acquisti
• Accesso a un network di fornitori globale (Vendor Network 360) con fornitori prequalificati
• Gestione dei contratti con i fornitori
• Valutazione delle performance contrattuali
• Monitoraggio di fatture e pagamenti
• Analisi dei dati
• Integrazione con sistemi ERP
• Workflow approvativi personalizzati

Contattaci per vedere una demo del software.

La parola sourcing descrive il processo di negoziazione con i fornitori, attraverso il quale vengono reperiti beni o servizi: in termini pratici, si tratta di definire i requisiti per ogni tipologia di acquisto, dalla più semplice alla più complessa, ricevere le offerte dai fornitori e compararle, per poi scegliere l’offerta ottimale e inoltrare l’ordine di acquisto.

Gli eventi di sourcing vedono spesso le aziende richiedere delle RFQ, Request for Quotation, quando la discriminante della scelta è il prezzo, ma talvolta possono essere indette anche RFI – Request for Information, nel caso si voglia ottenere un’indagine di mercato, o RFP – Request for Proposal, quando si è in cerca di fornitori capaci di realizzare un progetto, in cui non è importante solo il prezzo, ma anche requisiti ed esecuzione.

Con il termine e-sourcing viene invece descritta la modalità con cui queste attività vengono condotte: electronic sourcing, ovvero sourcing effettuato con l’utilizzo di strumenti informatici, normalmente un software di e-procurement.

Tra i vantaggi di gestire digitalmente gli eventi di sourcing con una piattaforma dedicata come Online Procurement spicca la gestione automatizzata e dinamica di ordini e acquisti, che consente di portare a termine anche procedure complesse con il massimo della compliance.

Ottimizza i tuoi acquisti aziendali con Online Procurement

Online Procurement è una piattaforma modulare disponibile in modalità Saas (Software as a Service) e Cloud accessibile via browser. Il software è finalizzato alla gestione efficiente e ottimizzata di acquisiti e fornitori.

Nello specifico, i diversi moduli della suite consentono di gestire in maniera semplice i fornitori e gli ordini, avere controllo real-time sulla spesa, pianificare gli acquisti per categoria merceologica in maniera strategica, gestire contratti e pagamenti e valutare le performance dei fornitori durante l’esecuzione, garantendo maggiore standardizzazione delle procedure e della contrattualistica.

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La pianificazione strategica degli acquisti, in gergo sourcing strategico o strategic sourcing, è tipico di una funzione acquisti aziendale già matura e strutturata.

Rispetto al sourcing “classico”, in cui il reperimento di beni e servizi è conseguente al nascere di un bisogno nel breve termine, il sourcing strategico prende in considerazione un orizzonte temporale molto più ampio: vengono infatti prese in considerazione non le esigenze del “qui e ora”, ma si mettono in campo azioni – come ad esempio la costruzione di partnership di valore con i fornitori strategici, l’ottimizzazione dei processi di procurement, l’analisi predittiva di mercato – che creano valore nel lungo periodo e rendono la catena di approvvigionamento più solida e pronta agli imprevisti, oltre a essere coerenti con gli obiettivi di business dell’impresa.

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Le aziende che devono gestire gare e appalti di natura pubblicistica, in conformità al Codice degli Appalti, possono fare riferimento alla piattaforma di e-procurement certificata Acquisti Telematici.

L’applicativo consente alle Stazioni Appaltanti di gestire qualsiasi tipologia di procedura di affidamento secondo il dettato normativo, dalla programmazione all’esecuzione contrattuale. Contattaci per trovare la soluzione giusta alle tue esigenze d’acquisto.

Con e-Catalog si intende il catalogo elettronico, accessibile online, popolato da prodotti caricati direttamente dai fornitori già accreditati nell’albo aziendale, e dunque rispondenti alle categorie merceologiche e alle esigenze dell’impresa.

Avere a disposizione un catalogo online con listini prezzi prenegoziati con i supplier consente di effettuare ordini diretti in pochissimi click, con un’esperienza di shopping simile a quella degli e-commerce B2C, ma anche di centralizzare e standardizzare gli acquisti, e di sfruttare eventuali accordi quadro/convenzioni con i fornitori.

Il modulo e-Catalog di Online Procurement si configura come un vero e proprio marketplace, dove i fornitori possono inserire facilmente prodotti e servizi sul catalogo, mentre l’ufficio acquisti può riempire il proprio carrello con un netto risparmio di tempo e di costi.

Qualsiasi dato inserito nella piattaforma Online Procurement può essere ricercato attraverso filtri di ricerca che operano a livello globale, che consentono di trovare documenti, conversazioni e contratti specificamente riconducibili a una procedura.

La gestione dei fornitori o supplier management fa riferimento alla gestione delle informazioni, delle prestazioni e dei rischi relativi alla rete di fornitori aziendali.

Attraverso il supplier management, i professionisti del procurement fanno in modo che l’impresa ottenga forniture di qualità, conformi e al prezzo migliore, minimizzando i rischi. Tra le principali attività legate alla gestione dei fornitori, rientrano la ricerca (scouting) di nuovi fornitori, il processo di qualifica, la segmentazione e la valutazione (vendor rating) delle loro prestazioni.

Grazie ad Online Procurement avrai una visione completa sulla tua rete di fornitori: qualificazione, documenti, messaggi scambiati, ordini, contratti, fatture e pagamenti, tutto in un unico sistema.

Ti aiutiamo a creare il portale fornitori ideale per la tua realtà

Le offerte presentate negli eventi negoziali inseriti sulla piattaforma Online Procurement sono conservate in un repository sicuro e protette dal protocollo registrato di Inviolabilità dell’offerta telematica ©. Il protocollo garantisce una leale competizione tra i fornitori in quanto nega a chiunque l’accesso alle offerte già presentate, impedendo che vengano divulgate le strategie dei concorrenti prima che vengano valutate ufficialmente le offerte.

La sicurezza della piattaforma è confermata inoltre dall’applicazione degli Standard ISO/IEC 27001 per la gestione dell’integrità e della riservatezza dei dati trattati.

Il Supplier Relationship Management (SRM), termine coniato da Peter Kraljic nel 1983, è un approccio strategico nella gestione dei fornitori che consiste nell’identificare i supplier cruciali per il core business aziendale e instaurare con loro partnership durature e di valore, che vanno oltre il semplice rapporto negoziale tra buyer e supplier.

Per adottare una strategia di Supplier Relationship Management, è quindi necessario segmentare i fornitori a seconda delle loro performance e dei rischi, sviluppare procedure ad hoc con ciascuno dei supplier individuati e monitorare il successo della partnership con KPI adeguati, che non saranno in questo caso basati sul risparmio ottenuto, ma su altri fattori, come il tasso di innovazione o il miglioramento della qualità dei servizi erogati ai clienti.  Affinché la strategia funzioni, la relazione instaurata deve essere vincente per entrambe le parti – win-win.

Assolutamente sì, il Buyer può utilizzare diversi modelli di negoziazione e definire gli stadi di valutazione della negoziazione. Può decidere, ad esempio, se esaminare separatamente la documentazione amministrativa e tecnica (se presente), e successivamente la documentazione economico/commerciale. Il sistema offre automatismi per agevolare il processo, e valutare step-by-step solo i supplier che soddisfano le necessità.

Il processo di inserimento dei fornitori, anche noto come supplier onboarding, consiste nella definizione e nella raccolta dei requisiti che un fornitore deve possedere per superare il processo di qualifica ed entrare a far parte dell’albo fornitori aziendale. Si tratta quindi di mettere nero su bianco le caratteristiche che l’impresa esige in un nuovo supplier affinché possa ottenere le forniture desiderate, instaurando una collaborazione fruttuosa.

Per automatizzare e accelerare il processo di onboarding dei fornitori, le aziende possono avvalersi di portali online dedicati, in cui i supplier hanno la possibilità di iscriversi in autonomia inserendo le informazioni richieste tramite moduli e checklist.

Porta i tuoi processi di qualifica fornitori a un livello superiore

Per gli eventi di e-sourcing più complessi, è possibile coinvolgere valutatori e consulenti esterni all’azienda e farsi supportare durante il processo di valutazione delle offerte. L’area valutatori consente di mantenere questo importante processo all’interno dell’applicazione, standardizzando la procedura e velocizzando le comunicazioni.

La gestione dei contratti, o contract management, è il processo di negoziazione, creazione, stipula, esecuzione e archiviazione dei contratti con i fornitori, inclusa la valutazione delle prestazioni contrattuali durante ogni fase, tramite l’attribuzione di un rating. Quando tali processi vengono implementati con successo dentro un’azienda, si assiste a una riduzione delle controversie legali, a una migliore collaborazione tra buyer e fornitore, e a un incremento dei KPI finanziari.

Online Procurement include un modulo dedicato alla gestione ed esecuzione dei contratti, con cui Contract Manager e CPO posso gestire con processi semplici e intuitivi l’intero ciclo di vita del contratto, e assicurare conformità dei dati, compliance e rispetto delle condizioni contrattuali.

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Con e-procurement si indica il processo di approvvigionamento strategico di beni, servizi o lavori con strumenti elettronici, come quelli integrati nel software Online Procurement, ma non solo: oltre agli acquisti, sono inclusi anche la gestione delle relazioni con i fornitori e il controllo della qualità. Rispetto all’approvvigionamento “tradizionale”, gli obiettivi principali dell’e-procurement restano gli stessi, ossia l’ottimizzazione dei costi e dei processi d’acquisto aziendali. A cambiare è la modalità di esecuzione: l’approvvigionamento elettronico consente di centralizzare tutte le procedure in un unico sistema e di avere pieno controllo sulla catena di fornitura, con maggiore trasparenza per tutti gli attori coinvolti, interni ed esterni.

Il procurement in sostanza è un insieme di controlli e procedure utilizzate per ottenere il miglior ritorno sull’investimento (ROI) possibile durante gli acquisti.

La digitalizzazione dei processi di acquisto realizzata con i sistemi di e-procurement porta significativi vantaggi: grazie alla gestione documentale digitale di tutte le informazioni (fornitori, contratti, fatture…), l’automazione informatica libera l’ufficio acquisti dalle attività più ripetitive e agevola la standardizzazione e la centralizzazione degli acquisti, con una gestione della spesa più efficiente, maggiore trasparenza e panoramica in tempo reale.

Diventa inoltre più semplice individuare e contenere spese estemporanee (“maverick”), e controllare la conformità di fatture e pagamenti, questo assicura un risparmio di tempo, costi e una riduzione degli errori.

Anche le PMI possono trarre notevoli vantaggi nell’adottare un software di procurement come Online Procurement. Grazie alla flessibilità dell’applicativo è possibile personalizzare diversi processi e workflow specifici della funzione acquisti, adattandoli al proprio modello organizzativo e/o impostandoli in maniera specifica per ogni sede dell’impresa.

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Per gestione degli acquisti si intende il coordinamento e lo svolgimento delle attività di approvvigionamento aziendale, che si concretizzano nella gestione degli ordini e dei fornitori.

Questo processo è uno dei più strategici in azienda, crea valore mantenendo o riducendo i costi, con un impatto diretto sull’economia aziendale.

La gestione degli acquisti necessita della collaborazione di risorse umane, dipartimenti, uffici o sedi per raccogliere i fabbisogni e contenere i costi, così da evitare una costosa frammentazione.

Quando si parla di gestione degli acquisti, in genere si fa riferimento al ciclo passivo – gestione degli ordini ai fornitori e dei pagamenti – anche noto nel mondo anglosassone come processo procure–to-pay: si tratta dunque di orchestrare e ottimizzare le fasi di un flusso che prevede, semplificando:

• la creazione di una richiesta di acquisto o RdA
• il confronto delle offerte e l’inoltro dell’ordine di acquisto al fornitore; altre procedure comuni di acquisto sono le negoziazioni (gare telematiche), gli accordi quadro/convenzioni
• la stipula e la gestione dell’esecuzione del contratto con il fornitore
• l’acquisizione della fattura e il pagamento

Ottimizza i processi procure to pay

L’espressione “spesa maverick” (ovvero “non conforme”) identifica le spese estemporanee che infrangono le procedure di procurement codificate dall’ufficio acquisti, dunque non in regola con i processi approvativi o al di fuori dei contratti già negoziati e stipulati con il proprio parco fornitori.

Questa tipologia di spesa è particolarmente insidiosa e difficile da monitorare, in quanto sfugge alle policy e ai controlli abituali, e può generare sprechi, sforamenti del budget e limitazioni delle opportunità di risparmio.

Tra gli strumenti che supportano le aziende nel tentativo di arginare le spese maverick, vi sono i cataloghi elettronici interni, con cui effettuare ordini presso fornitori già accreditati, l’automazione delle richieste di acquisto, che seguono chiari e rapidi iter di approvazione, e i meccanismi informatici di confronto tra ordine e fattura, con cui controllare la conformità delle fatture passive.

Il ciclo d’acquisto è la rappresentazione circolare del processo di approvvigionamento di beni, servizi o lavori suddiviso nelle sue fasi più importanti, che ha inizio dalla nascita di un bisogno, concretizzata da una richiesta di acquisto, e che si conclude infine con il pagamento al fornitore e l’archiviazione della fattura, per poi ricominciare. Queste attività sono spesso designate come ciclo passivo, per distinguerle dalla gestione degli ordini di vendita e dei clienti aziendali (ciclo attivo).

Più info sul ciclo source-to-pay

Gli acquisti diretti fanno riferimento ai beni e ai materiali necessari per realizzare il prodotto finito. Gli acquisti indiretti invece riguardano beni e materiali che non vengono impiegati per realizzare per il prodotto finito, ma comunque necessari a ottenerlo, come le spese per l’affitto, le risorse IT o le utenze. Questa differenziazione è tipica delle aziende di produzione, come quelle industriali, ma si può applicare anche alle aziende commerciali e di servizi.

Di solito sono i costi legati agli acquisti diretti ad incidere maggiormente nel bilancio aziendale e vengono effettuati su un numero di categorie e di fornitori limitato, mentre gli acquisti indiretti possono essere molto più variegati, in quanto i fornitori sono più numerosi e la varietà di beni acquistati è più ampia. Per questo motivo anche i loro costi, presi separatamente, non sono ingenti, l’importo totale degli acquisti indiretti può diventare comunque rilevante.

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Con il termine source-to-pay si identificano le più importanti attività del ciclo d’acquisto che vedono come protagonisti l’organizzazione e i suoi fornitori: dalla selezione dei fornitori fino al pagamento delle fatture passive da parte dell’impresa.

Tra le attività chiave del processo source-to-pay, vi sono lo scouting di nuovi supplier, la pianificazione e allocazione del, la gestione dei contratti e l’approvazione delle fatture e valutazione delle performance del fornitore.

Un software source-to-pay come Online Procurement aiuta tutti i dipartimenti aziendali coinvolti nella gestione degli acquisti – tipicamente l’ufficio acquisti e il reparto contabilità – a condividere le informazioni e automatizzare l’inserimento di dati e altre attività di routine, salvaguardando la compliance della spesa.

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Il procure-to-pay, anche chiamato purchase-to-pay, non è altro che il processo che inizia con l’ordine di un bene o di un servizio inoltrato a un fornitore – PO o Purchase Order, in italiano Ordine di Acquisto – e si conclude con il pagamento della fattura.

In un normale processo P2P aziendale, l’ordine subisce vari step di approvazione prima di diventare definitivo e arrivare al fornitore. Rispetto al source-to-pay, il procure-to-pay è maggiormente focalizzato sull’operatività dell’approvvigionamento e sul time to market, in quanto non comprende la parte strategica di ampliamento del parco fornitori e di analisi della spesa.

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La diversificazione dei fornitori è una strategia che consiste nell’allargare il proprio parco di supplier mediante attività di scouting, dunque di ricerca di imprese e professionisti da qualificare nell’albo fornitori.

Tra i vantaggi della diversificazione, anche conosciuta come “inclusive procurement”, rientrano la riduzione del rischio di fornitura, non più dipendente da uno o pochi supplier, l’aumento del potere contrattuale dell’impresa nelle negoziazioni, grazie a una maggiore competizione tra i fornitori, e in generale un miglior equilibrio finanziario. A lungo termine, tale strategia rende la catena di approvvigionamento più pronta per il futuro e meno esposta a “colli di bottiglia” che potrebbero bloccare la produzione.

Un altro beneficio della supplier diversity che viene spesso sottovalutato dalle aziende è l’innovazione: nuovi fornitori possono contribuire con soluzioni differenti da ciò che si è sempre fatto, portando nuova linfa in azienda.

Il Total Cost of Ownership – “costo totale di possesso” – è una metrica basilare del procurement che aggiunge una dimensione più complessa al semplice costo. In molti casi infatti il prezzo più basso non è necessariamente il migliore, perché non considera informazioni essenziali, come le condizioni di servizio e la qualità del bene fornito, che avranno poi un impatto rilevante sui costi totali associati alla fornitura.

Il compito principale dei buyer negli uffici acquisti è proprio quello ottimizzare il budget contenendo il TCO dell’approvvigionamento. Per fare ciò, è indispensabile analizzare le offerte dei supplier a 360 gradi: il prezzo, la qualità di fornitura, le tempistiche di consegna, il fattore di rischio associato al fornitore e ogni altra ripercussione economico-finanziaria sulla supply chain e sull’azienda.

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Il canone della suite Online Procurement include supporto tecnico e assistenza di elevatissima qualità, con SLA (Service Level Agreement) garantiti.

Oltre ai normali canali di supporto, la piattaforma include l’accesso al portale Help Center, completo di manuali, videoguide, FAQ e articoli sempre aggiornati dai nostri consulenti, e Digito, l’assistente virtuale basato sui più avanzati sistemi di intelligenza artificiale, disponibile 24/7 per rispondere a dubbi e domande e automatizzare le attività di routine, come l’apertura dei ticket.

Hai bisogno di consulenza dedicata? Contatta i nostri esperti di e-procurement per un preventivo personalizzato.

Certo: dalla piattaforma è possibile accedere direttamente al portale Help Center, il knowledge hub di DigitalPA che contiene manuali, videoguide, articoli e FAQ aggiornati costantemente dai nostri consulenti.

In piattaforma è inoltre sempre disponibile Digito, l’assistente virtuale AI, pronto a risolvere dubbi, rispondere a quesiti sul software e automatizzare attività di routine come l’apertura dei ticket di assistenza.

Online Procurement è un software ideato per essere modulabile e personalizzato in base alle esigenze del cliente.

L’implementazione di funzionalità del tutto nuove, o complementari a quelle esistenti, è imprescindibile nel percorso di ascolto e modellamento della piattaforma intorno ai processi e workflow specifici eseguiti in azienda. Dalla personalizzazione avanzata del Vendor Rating fino alle integrazioni con i software ERP già in uso in azienda, DigitalPA si impegna costantemente nel trovare la soluzione più adatta alle esigenze più complesse.

L’interfaccia grafica del software Online Procurement può essere personalizzata partendo da una brandizzazione della pagina di login, con un inserimento del logo aziendale e l’utilizzo di una palette colori allineata con il brand. Il back-end gestionale invece può essere personalizzato, con costi da definire in sede di preventivo.

Il canone di acquisto del software Online Procurement varia in base agli specifici moduli della piattaforma attivati per la gestione totale o parziale del processo di approvvigionamento.

I costi sono personalizzati in base a una valutazione omnicomprensiva delle esigenze relative alle funzionalità e ai servizi da attivare, delle dimensioni aziendali, delle necessità di formazione preliminare e della durata del rapporto contrattuale, nonché delle richieste di personalizzazione grafica e funzionale.