Utilizar una plataforma capaz de transformar digitalmente la gestión de compras en su totalidad, desde el nacimiento de la necesidad (Solicitud de Presupuesto) hasta la selección de proveedores, pasando por la gestión de contratos y el seguimiento del rendimiento, puede parecer una innovación fuera del alcance de las pequeñas y medianas empresas.

Gestionar todo el ciclo end-to-end del procurement de una manera totalmente informatizada es un cambio sustancial en la forma en que trabajamos, y antes de eso en la mentalidad, que incluso podría verse como una elección demasiado radical. La desmaterialización de sólo algunos procesos, y el uso de software para el envío de documentos electrónicos por correo electrónico y el uso de sistemas de gestión para facturas electrónicas, para algunos ya es suficiente. Pero, ¿es realmente así?

Precisamente en un momento de crisis como este, repensar la forma en la que se gestionan los procesos de procurement en las pymes e invertir en el crecimiento a largo plazo de la propia empresa puede convertirse en la salida, que tiene como objetivo un negocio más sólido y dotado de lo necesario para afrontar los retos actuales, y del mañana.

Hasta hace poco, las empresas en busca de suministros adoptaban un enfoque transaccional de las compras basado únicamente en la variable económica y en la reducción de costes, que resultaba poco acertado por sus límites intrínsecos e incapaz de generar valor real.

Hoy en día, la relevancia de la contribución de los proveedores lleva a superar este enfoque y los compradores gestionan la relación con los proveedores de forma colaborativa y cada vez más estratégica.

Los principales elementos que afectan a la centralidad del proveedor son:

• La necesidad de suministros flexibles y de alta calidad.
• La innovación del producto.
• Implicación en la cadena de valor del productor.
• Implicación en la I&D del producto.

Por último, la necesidad de aumentar el número de fuentes de suministro y encontrar proveedores geográficamente cercanos al comprador y capaces de garantizar una entrega inmediata es cada vez más apremiante.

Enfocarse en las asociaciones estratégicas es clave para aumentar el valor de la producción y maximizar los beneficios: estas asociaciones pueden ser horizontales, verticales o mixtas, pero principalmente deben ser capaces de integrarse plenamente con los procesos y la demanda del negocio.

Para mejorar el nivel de servicio y reforzar los procesos de compra, es necesario un nuevo paradigma más inclusivo y proactivo. Este nuevo enfoque va más allá de las compras y busca establecer relaciones a largo plazo centradas en la innovación, la completa automatización y digitalización de los procesos y la mejora de la calidad de los productos o servicios.

La colaboración activa con los proveedores se desarrolla, de forma esencial, a través de su eficiencia digital, o, elaborándola, mediante el uso de un software avanzado de Procurement capaz de optimizar no sólo los suministros sino también el proceso de selección de proveedores y las comunicaciones que acompañan a todos los procesos, desde el onboarding hasta la post-venta.

El desafío, por lo tanto, se convierte en encontrar un software completo, capaz de automatizar al máximo los procesos e integrar la gestión de todos los proveedores obteniendo múltiples beneficios que se pueden resumir en los siguientes:

• Identificación más eficaz y eficiente de los suministros capaces de generar valor.
• Colaboración a largo plazo entre todos los actores implicados en toda la cadena de suministro.

Los beneficios de la colaboración en la cadena de suministro son muchos. Sin embargo, antes de establecer asociaciones rentables a través de un Software eficaz de Gestión de Proveedores, es necesario identificar los objetivos que se desean alcanzar. Esto es clave para poder medir los resultados obtenidos a través de la implementación de las nuevas herramientas de gestión para el manejo corporativo.

La implantación de nuevas herramientas viene acompañada de un profundo cambio en la cultura organizativa de la empresa que debe ser asumido por todos los actores del sistema.

El punto de partida es la incorporación de un software adecuado para automatizar la colaboración y mejorar el ciclo de vida de la gestión tanto desde el punto de vista estratégico como operativo.

• Incorporación de proveedores: un software de compras eficiente ofrece, en primer lugar, un sólido apoyo durante la fase de incorporación de proveedores, reduciendo el esfuerzo inicial para encontrar suministros de calidad. En esta fase, es muy importante comenzar con la segmentación de los proveedores, que permite realizar búsquedas más rápidas basadas en atributos específicos del producto o servicio, o en etiquetas de proveedores personalizables. A partir de una consulta personalizada sobre Category Management, la plataforma se configura para ofrecer un portal de registro de proveedores construido en torno a las necesidades del Comprador, con un importante ahorro de tiempo tanto para el proveedor como para el comprador.
• Gestión de proveedores y contratos: gracias a la integración de diferentes módulos de software puede ofrecer incentivos a la colaboración de los proveedores. ¿Cómo? Simplificando las solicitudes de cotización, así como los procesos de negociación y pedido, que pueden gestionarse con las funciones de e-Sourcing o con catálogos electrónicos. Los resultados: procesos más rápidos gestionados a través de un software fácil de usar, que lleva automáticamente del evento de Sourcing a la Gestión de Contratos, con importantes beneficios en términos de cumplimiento y estandarización de procedimientos.

Disponer de un acceso digital a un amplio abanico de proveedores precalificados y, al mismo tiempo, nutrir relaciones estables con los proveedores esenciales convirtiéndolos en verdaderos socios es clave para construir una red sólida que garantice la flexibilidad y una mayor eficiencia operativa. Las empresas deben estar preparadas para innovar con rapidez y sustituir a los proveedores en caso de que se produzcan alteraciones inesperadas en el mercado.

Además, cuidar estas relaciones, no sólo las de los clientes, conlleva beneficios en términos de ganancias y reputación para todos los actores del sistema.

Un software como Online Procurement, equipado con las útiles funciones descritas, le permite promover una cultura basada en la comunicación proactiva, la transparencia, la coherencia y el intercambio de conocimientos. Un camino comprobado para realmente retener a los socios a largo plazo mediante la creación de una Colaboración con Proveedores que genere valor real.

Sales Manager – DigitalPA