Digitalizzazione degli acquisti

Hai realmente sotto controllo la gestione dei tuoi fornitori?

Scoprilo con la checklist pensata per misurare, in modo pratico, il tuo livello di centralizzazione, la gestione delle fatture, l’efficacia delle comunicazioni interne e la continuità operativa.

25

domande operative

75

punteggio massimo

5

aree di controllo

20+
Checklist in uso

Tante aziende come la tua stanno già testando la loro gestione fornitori.

3
min
Tempo di compilazione
In poco tempo puoi individuare le aree che assorbono più tempo e effort.

Checklist operativa

Valuta quanto è sotto controllo la gestione dei fornitori

Rispondi alle domande e ottieni una lettura immediata delle aree più esposte: dati, fatture, comunicazioni interne, controllo fornitori e continuità organizzativa.

DA 0-15Gestione sotto controlloProcessi abbastanza ordinati, con possibili margini di miglioramento su centralizzazione e tracciabilità.
DA 16-35Inefficienze operativeAlcune attività possono generare perdita di tempo, duplicazioni o passaggi manuali tra uffici.
DA 36-55Complessità in aumentoLa gestione fornitori rischia di dipendere troppo da file Excel, controlli manuali e conoscenze distribuite.
DA 56-75Rischio organizzativoÈ opportuno rafforzare il controllo su documenti, fornitori, approvazioni e continuità operativa.

1. Centralizzazione dati

0 / 15
I documenti fornitori sono distribuiti tra cartelle, email o PC diversi?
Esistono più versioni dello stesso file Excel o documento?
Le informazioni vengono richieste più volte agli stessi fornitori?
Alcuni dati o procedure dipendono da chi li conosce?
È difficile capire quale sia il file aggiornato corretto?

2. Fatture e riconciliazione

0 / 15
L’amministrazione perde tempo per recuperare ordini o documenti mancanti?
Le fatture arrivano senza riferimenti chiari o documentazione completa?
È difficile verificare rapidamente chi ha autorizzato una spesa?
Capita di fare controlli manuali per riconciliare fatture e fornitori?
Si perdono ore per capire stato approvazione o validità di un fornitore?

3. Comunicazioni interne

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Acquisti, amministrazione e operations lavorano con strumenti separati?
Le richieste vengono gestite via email, chat, telefono e fogli Excel?
È difficile ricostruire lo storico delle decisioni prese?
Capita che più persone lavorino sugli stessi dati senza coordinamento?
Si verificano incomprensioni o attività duplicate tra reparti?

4. Controllo fornitori

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Esiste una dashboard unica per monitorare fornitori e documenti?
Le scadenze documentali vengono controllate manualmente?
Ci si accorge dei documenti mancanti solo quando servono?
È difficile capire quali fornitori siano realmente qualificati?
I controlli sui fornitori dipendono da file Excel o verifiche manuali?

5. Continuità organizzativa

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Se una persona manca, alcune attività si bloccano?
Alcuni file o informazioni sono gestiti solo da specifiche persone?
Le attività vengono monitorate manualmente senza workflow strutturati?
L’azienda fatica ad avere una vista unica dello stato fornitori?
Audit o verifiche interne richiedono molto tempo per recuperare documenti?

Il problema non è
solo la gestione con Excel.

La vera criticità nasce quando fornitori, documenti, approvazioni e processi crescono troppo velocemente, ma non si dispone di strumenti adeguati per gestirli.

Per le aziende che vogliono iniziare un percorso graduale di centralizzazione e digital procurement, Online Procurement ha sviluppato il progetto Procurement Starter Pack.

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